Actividad 1

Propósito: Identificar las  estructuras organizacionales, estableciendo  las diferencias entre cada una de ellas, e identificar las características de cada tipo de estructura.

                                                  Actividad N°1.

                                            Criterios de evaluación

Valor de la actividad: 15% = 10% análisis, creatividad y aportes, 3%= presentación y estética, 2%= puntualidad en la entrega. 

DESARROLLA EL SIGUIENTE CONTENIDO UTILIZANDO LA TÉCNICA DEL ENSAYO.

Introducción

La estructura organizacional, es fundamental en todas las empresas, la cual,  define las características de cómo se va a organizar.  Tiene la función principal de establecer autoridad, jerarquía, cadena de mando, organigramas y departamentalizaciones, entre otras.

Las organizaciones, deben contar con una estructura organizacional de acuerdo a todas las actividades o tareas que pretenden llevar a cabo, mediante una correcta estructura que le permita establecer sus funciones y departamentos. Con la finalidad, de producir sus servicios o productos, mediante un orden y un adecuado control para alcanzar sus metas y objetivos.

Las empresas, deben poseer una estructura organizacional o una forma de organización de acuerdo a sus necesidades, por medio de la cual, se pueden ordenar las actividades, los procesos y en si el funcionamiento de la misma. Por lo que, es importante conocer qué clase de estructuras organizacionales, utilizan las diferentes empresas; saber por qué y cómo funcionan, que ventajas y desventajas poseen, que interés persiguen  y si se adaptan  a sus necesidades.

De esta manera, se entiende por estructura organizacional a los diferentes patrones de diseño para organizar una empresa, con el fin de cumplir las metas propuestas y lograr el objetivo deseado. Para seleccionar una estructura adecuada, es necesario comprender que cada empresa es diferente, y puede adoptar la estructura organizacional que más se acomode a sus prioridades y necesidades, es decir, la estructura deberá acoplarse y responder a la plantación.

La estructura de una empresa se puede definir como el sistema resultante del reparto de atribuciones y relaciones entre los puestos de trabajo. Dicha estructura, debe evolucionar constantemente en el tiempo para adaptarse en todo momento a la imprescindible evolución de la empresa.
Para que una empresa funcione correctamente debe: -Disponer de una estructura adecuada. -Que por esa estructura, fluya la información precisa
Por lo tanto la estructura de la empresa ha de ser como el armazón o soporte.

1.- Origen y Antecedentes

La historia de la estructura organizacional, se relaciona con  la realidad social, con la que la gente enfrenta su vida cotidiana. Desde gobiernos a organizaciones empresariales, estas estructuras dan forma y transforman las actividades de individuos de toda situación del mundo. Por tal motivo,  la historia de las organizaciones significa entender la historia y evolución de la civilización humana.

Por consiguiente, se debe recordar que la revolución industrial propicio y dio paso, a  el crecimiento de las industrias, y con ello, a el cambio de la forma de organizarlas. Pues, ya no era posible su administración a través de una sola persona; por tal motivo, se establecieron áreas tales como: compras, ventas, producción y administración.

Esto ocurrió de manera empírica, hasta que Frederick w. Taylor y, sus seguidores a principios del siglo pasado, crearon el conjunto de principios conocidos como la administración científica, entre los cuales se encuentran: la delimitación clara de la autoridad y responsabilidad, la separación de la planeación de la operación y organización funcional, entre otros. según kast esto fue, lo que constituyó la base para el diseño de las estructuras organizacionales.

2.- DEFINICIÓN

Según Chiavenato, la estructura organizacional es el patrón de diseño, para organizar una empresa, con el fin de cumplir las metas propuestas y lograr el objetivo deseado.

Para Strategor (1988), la estructura organizacional, es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones, que cada unidad debe cumplir y el modo de comunicación entre cada una.
          Además, para Mintzberg (1984), la estructura organizacional, es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo, en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas. La estructura organizacional es una estructura intencional de roles, cada persona asume un papel que se espera, que cumpla con el mayor rendimiento posible.

3.- NATURALEZA DE LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMA.

La Teoría de Organización y Sistemas se define como; una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre cómo dividir las actividades,   agrupar las tareas,   disponer procedimientos y llevar trabajos administrativos mecánicos, con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados. Y por extensión, se llama unidad, equipo o servicio de Organización y Sistemas, al conjunto de funcionarios especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio.

La organización y Sistemas, estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la administración. Con el propósito, de  mejorar la organización y métodos empleados para los servicios que prestan.

La  Organización y Sistemas, es una unidad asesora de la Gerencia General, que tiene como objetivo fundamental el adecuar la estructura organizativa funcional y procedimental.  Además, tiene a su cargo evaluar la operatividad y/o vigencia de los Manuales de Organización y Sistemas, Normas y Procedimientos, así como Formularios e Instructivos implantados con miras a la simplificación, agilización y/o actualización de los procesos administrativos y operativos  requeridos.

Esta, tiene como función principal planificar, supervisar, coordinar y controlar las actividades relativas a los sistemas administrativos, así mismo, tiene la responsabilidad de la selección de paquetes pre programados o de su desarrollo, junto a la Red de Computación, prueba e instalación, considerando el desarrollo de los manuales de los sistemas y el entrenamiento de los usuarios.

Esta unidad ha evolucionado para modernizar la estructura organizativa de las empresas, y las ideas de los proyectos para trabajar de forma más rápida, eficaz y consolidada; trabajando directamente, sin influir en las decisiones tomadas por los directivos o el máximo nivel jerárquico de la empresa.

La creación de las unidades de Organización y Sistemas se vincula, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente, circunstancias que se remontan a 1821, fecha de la aparición de la era moderna, y al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965.

4.- CARACTERÍSTICAS DE LOS ANÁLISIS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS.

Las características que distinguen a los análisis de la Organización y sistemas, son las siguientes:

a. Eliminación: Se refiere a la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de procedimientos o de pasos dentro de un proceso.

b. Adición: Introducir nuevos sistemas o programas.

c. Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores.

d. Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas, registros e informes.

e. Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo, mediante el análisis de las operaciones de un procedimiento.

f. Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos, producción, entre otros, en períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de tiempo.

g. Correlación: Determinar el grado de influencia, entre dos o más variables. Una variable puede ser estimada, si el valor de otra variable es conocida.

h. Muestreo: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible las inferencias acerca de las características del personal.

i. PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas): La planeación y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignación de recursos, entre otras.

j. Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo una función objetiva, a través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisición, durabilidad, utilización en diversas etapas.

k. Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real, para así proporcionar datos aproximados, que permiten tomar decisiones haciendo grupos complejos de variables.

l. Teorías: Existen, en los análisis de Organización y Sistemas, diversas teorías que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está desarrollándose, éstas se dividen en:

v  Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de estaciones de servicio, y la mayoría de los modelos suponen una distribución específica de las llegadas y el tiempo.

v  Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción, cuando la información se da en forma probable para el desarrollo sistemático del análisis.

v  Juegos: Determinar la estrategia óptima en una situación de competencia, y aplicar en problemas de productividad haciéndose responsables pero conociendo las reglas.

5.- PERFIL DEL ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

Un analista de O y S, debe estar capacitado para ejercer  su función, por lo cual debe:

·         Saber oír, observar, argumentar e influir en terceros.

·         Analizador. Es importante esta condición, cuando se trata de la recopilación de datos; saber cuáles son los que debe anotar para su posterior análisis.

·         Orientador. El trabajo de O y S es racional; exige una secuencia lógica, por lo que,  el analista debe ordenar toda su actividad, con el objetivo de obtener resultados positivos.

·         Perceptivo. Habilidad para saber si  los datos recogidos, son útiles y cuales debe obtener.

·         Buen Oyente. Debe saber oír, más que saber interrogar. A la primera pregunta, debe seguir la respuesta del entrevistado y no interrumpirlo en su relato.

·         Creador e Innovador. Ver las soluciones a medida que estudia los problemas, y analizar los datos. Crear mejores condiciones de funcionamiento de las unidades de la empresa, ya que no se debe canalizar por el cambio mismo, sino innovar para lograr mayor eficiencia.

·         Vendedor. El analista debe tratar de ganar la aprobación de su trabajo, y la colaboración para implementar sistemas y procedimientos. Para ello hace falta: espíritu conciliador, tacto, comprensión y paciencia.

Además, debe poseer condiciones particulares como las siguientes:

·                     Poseer conocimientos  especializados sobre procedimientos, métodos, técnicas e instrumentos administrativos.

·                     Poseer capacidad de análisis y síntesis, en proporciones superiores a las que normalmente se exige como media de los administradores.

·                      Ser creativo, hábil y autoconfiable.

·                     Poseer facilidades para las relaciones humanas.

6.-TIPOS.

Para seleccionar una estructura adecuada, es necesario comprender que cada empresa es diferente, y puede adoptar la estructura organizacional que más se acomode a sus prioridades y necesidades.  Es decir, la estructura deberá acoplarse y responder a la planeación. Además, debe reflejar la situación de la organización , tomando en cuenta: su edad, tamaño, tipo de sistema de producción, el grado en que su entorno es complejo y dinámico, entre otros.

Estas se dividen en la  estructura formal y la estructura informal. La estructura formal,  surge de la  necesidad de realizar una división de las actividades dentro de la organización, que le permita alcanzar los objetivos mediante organigramas, manuales y la interacción de los principios de la organización como la división de trabajo, autoridad y responsabilidad, delegación, unidad de mando, jerarquía, tramo de control y equidad en la carga de trabajo, entre otras.

Está integrada de las partes que forman  una organización y su relación entre sí, a través de los principios fundamentales de la organización; que se establecen con ayuda de las herramientas y se presentan en forma verbal o documentos públicamente, para que  los integrantes consulten, como está regida la estructura formal de la organización.

Estructura formal de las organizaciones

Estructura informal             

Su origen está en la estructura formal, ya que de ahí parte la formación de estructuras de la relaciones entre los miembros, conforme a la unión  de factores. Pues, esta  obedece al orden social y llegan  a ser más dinámicas que las formales.

 

Estructura informal de las organizaciones

Actualmente, las empresas tomando en cuenta   que el trabajo humano organizado y tecnificado, es la base de la eficiencia en sus actividades, independientemente de la naturaleza de estas, ya sean: fabriles, comerciales, universitarias, bancarias, hoteleras, gubernamentales, entre otras, han puesto especial interés a la “organización” como parte fundamental del proceso administrativo.

Para tal fin, para la mejor forma de organización de la empresa se han establecido las siguientes estructuras: lineal, matricial, circular, por departamentalización e híbrida. Las cuales, se describen brevemente a continuación.

·         Estructura Lineal

Esta forma de organización, se conoce también como simple y se caracteriza, porque es utilizada por pequeñas empresas, que se dedican a generar uno o pocos productos en un campo específico del mercado. Es frecuente, que en las empresas que utilizan este tipo de organización, el dueño y el gerente son la  misma persona.

Debido a su forma, ésta es rápida, flexible, de mantenimiento de bajo costo y su contabilidad es clara; además la relación entre superiores y subordinados es cercana y la toma de decisiones se hace ágil. Como la autoridad está centrada en una sola persona, ésta toma las decisiones y asume el control, los empleados están sujetos a las decisiones del gerente o propietario, llevando a cabo las operaciones para cumplir las metas.

·         Estructura Matricial

Esta  consiste, en la agrupación de los recursos humanos y materiales que son asignados de forma temporal, a los diferentes proyectos que se realizan. Los empleados dentro de la matriz poseen dos jefes; un jefe de función: quien es la cabeza de la función, es decir, al cual se le informa acerca de los asuntos relacionados con aspectos funcionales.

Y el jefe de Proyectos, que es el responsable de los proyectos individuales, todos los empleados que trabajan en un equipo de proyectos se llaman gerentes de subproyectos y son responsables de manejar la coordinación y comunicación entre las funciones y proyectos. Es importante, hacer notar, que no todas las empresas son aptas para desarrollar este tipo de organización, pues estas necesitan contar con un buen capital.

·         Estructura Circular

Es aquella, en la que  los niveles de autoridad son representados en círculos concéntricos, formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima de la empresa, y en su alrededor círculos que constituyen un nivel de organización. En cada uno de esos círculos, se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con las líneas que representa los canales de autoridad y responsabilidad.

·         Estructura por departamentalización.

Como su nombre lo indica, esta consiste en crear departamentos dentro de una organización; esta creación por lo general se basa en las funciones de trabajo desempeñadas,  productos o servicios ofrecidos, el comprador o cliente objetivo, el territorio geográfico cubierto y el proceso utilizado para convertir materia prima en productos.

Por tal motivo,  los métodos empleados deben reflejar el agrupamiento, que mejor contribuya al logro de los objetivos de la organización y las metas de cada departamento. De acuerdo a lo anterior, la departamentalización se puede dar de varias formas:

a. Funcional

Esta forma, separa el trabajo sobre la base de pasos, procesos o actividades, que se llevan a cabo para obtener un determinado resultado final.

b. Por Producto

En esta, se organiza de acuerdo a lo que se produce, ya sean bienes o servicios; esta forma de organización, es empleada en las grandes compañías donde cada unidad que maneja un producto se le denomina divisiones. A su vez, estos poseen subunidades, necesarias para su operación. En esta estructura los empleados de la organización, se dividen en grupos y cada grupo se encarga de la producción de un producto específico.

 Además, cada grupo tiene un especialista para cada función y un gerente que es el responsable de supervisar el proceso, que se lleva a cabo para la obtención del producto o servicio.

c. Por Territorio    

Esta se da, debido a  que algunas compañías encuentran que sus operaciones se adaptan de una mejor manera a grandes cadenas organizacionales, basadas en zonas geográficas donde su empresa tiene cobertura, como las grandes cadenas  hoteleras, compañías telefónicas, supermercados, entre otras. En esta se da un eje central de control, sin embargo, la organización en cada área, forma sus propios departamentos para satisfacer los requerimientos de la misma.

d. Por Clientes

La base de esta departamentalización, está en el supuesto de que los clientes en cada conjunto tienen problemas y necesidades comunes, que pueden ser resueltos teniendo especialistas departamentales para cada uno. Aquí el cliente es el eje central, la organización se adapta y se subdivide agrupando el personal, para cumplir las funciones necesarias, y así poder  satisfacer las necesidades de cada tipo de cliente.

·         Estructura Híbrida

Esta estructura, reúne algunas de las características importantes de las estructuras anteriormente mencionadas, dicha  estructura  es de enfoque múltiple, ya que utiliza al mismo tiempo criterios de productos y función o producto y geografía. Este tipo de estructuración, es utilizada  cuando las empresas crecen y tienen varios productos o mercados. Es característico, que las funciones principales para cada producto o mercado, se descentralicen y se organicen en unidades específicas.

 Además, algunas funciones también se centralizan y localizan en oficinas centrales, cuya función es relativamente estable y requiere economías de escala y especialización profunda. Cuando se combinan características de las estructuras funcionales y divisionales, las organizaciones pueden aprovechar las fortalezas de cada una y evitar  sus debilidades.

Conclusión

La estructura organizacional es el esqueleto de una organización. Se entiende,  por esta a la distribución, división, agrupación y coordinación de las tareas en los diferentes puestos en la cadena administrativa y operativa, en la que  las personas influyen en las relaciones y roles para el cumplimiento de obligaciones y responsabilidades en la organización.

Es una expresión, de quien está realizando las diversas funciones y tareas de una empresa y cómo estas personas se relacionan entre sí. La estructura organizacional, abarca una lista de las distintas posiciones de trabajo, títulos y obligaciones de una empresa, y la estructura de esta información o de la cadena de mando entre ellos.

La cual, tiene la función de establecer autoridad, jerarquía, cadena de mando, organigramas y departamentalizaciones, entre otras. Para seleccionar, una estructura organizacional adecuada es necesario comprender que cada empresa es diferente, y puede adoptar la estructura organizacional que más se ajuste a sus necesidades.