Actividad 2

Propósito: Conocer la diferentes  normas para elaborar Organigramas, aplicando técnicas para su elaboración, para así poder Diseñar organigramas de acuerdo a las necesidades de la organización.

                                                        Actividad N°2

                                                Criterios de Evaluación
Valor de la actividad: 15% = 10% análisis, creatividad y aportes, 3%= presentación y estética, 2%= puntualidad en la entrega.

DESARROLLA EL SIGUIENTE CONTENIDO EN TU BLOG, UTILIZANDO TÉCNICAS DE REDACCIÓN, HACIENDO APORTES SIGNIFICATIVOS Y MOSTRANDO GRÁFICAMENTE EJEMPLOS DEL CONTENIDO.

Introducción

El organigrama,  es un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para análisis teóricos y la acción practica. Pues,  este es la representación gráfica de la estructura de una organización, en la que se muestra  la relación existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa a cada cargo. Los organigramas son considerados instrumentos auxiliares del administrador, a  través de ellos se fija la posición, la acción y la responsabilidad de cada servicio.

En términos generales, los organigramas están dirigidos a facilitar el análisis y mejoramiento de la organización, los servicios que brinda. Además,  mejorar las relaciones entre los cargos y jerarquías, y adicional a ello brindar información para otros procesos de gestión.

1.- Definición, objetivos, utilidad.

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización, el cual, incluye las estructuras departamentales, un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de la organización. El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea uniforme y sintética de la estructura formal de una organización.

El cual, desempeña un papel informativo y presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la relación entre ellos. Es importante tener en cuenta, que ningún organigrama puede ser fijo o invariable. Es decir, un organigrama es una especie de fotografía de la estructura de una organización en un momento determinado.

Con el paso del tiempo, toda la estructura y las relaciones existentes experimentan cambios, que deben ser reflejados con actualizaciones del organigrama o, incluso, con el diseño y desarrollo de un organigrama completamente nuevo que deje sin valor el anterior.

Entre sus principales   objetivos, se pueden mencionar los siguientes:

• Para la dirección.- Facilitar el conocimiento de las áreas y canales en las que  se desarrollan relaciones con las otras unidades que integran  la organización. 
• Para el personal.- conocer la ubicación o puesto de función dentro de la organización según su jerarquía.
• Para el Público.- Mostrar  una visión global de la estructura y posible funcionamiento de la organización. 

Un organigrama, es de gran utilidad para cualquier entidad  u organización, ya que, este permite analizar la estructura de la organización representada y cumple con un rol informativo, al ofrecer datos sobre las características generales de dicha organización. Los organigramas pueden incluir los nombres de las personas que dirigen cada departamento o división de la entidad, para explicitar las relaciones jerárquicas y competencias vigentes.

De esta manera, los organigramas deben representar de forma gráfica o esquemática los distintos niveles de jerarquía y la relación existente entre ellos. Su misión es ofrecer información fácil de comprender y sencilla de utilizar.  Y debe contener únicamente los elementos indispensables.

2.- Tipos de organigramas:

POR SU NATURALEZA.-

Estos responden a una composición, con vínculo de relación de forma completa o por área, de igual modo por la relación de forma interna o externa de una organización con otra semejante. Este grupo se divide en modelos de organigrama.

Macro administrativos: Brinda una representación en la cual interactúan más de una única organización. 

Meso administrativos: se toma a más de una única organización, estas son de un mismo sector productivo o actividad empresarial.

Micros administrativos: Representa a una única organización, y pueden referirse a ella en forma general o global,  o plasmar alguna de las áreas que la conforman.

POR SU FINALIDAD.

Informativo: Su estructura tiene como objetivo, ser presentado al público en general, pues  es accesible a personas no muy familiarizadas con ellos.

Analítico: Este permite, observar diferentes aspectos del comportamiento organizacional, por otra parte refleja una visión macro o global de la misma, con la finalidad; por ejemplo de análisis para un presupuesto, para distribuir los trabajadores a las diferentes áreas, etc. Estos modelos de organigramas van dirigidos a personas muy familiarizadas o especializadas en sus aplicaciones.

Formal: Este modelo es denominado formal por el hecho que se encuentra aprobada por la Columna vertebral de la organización, es decir por la dirección o por la cabeza de la organización, de cualquier modo expresado cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Por mencionar un ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima Cerrada (S.A.C.) es considerado organigrama de tipo formal cuando este fuese aprobado por la Junta general de accionistas.

Informal: Este, se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales.  La diferencia con los organigramas formales; radica en  que este tipo de organigrama no se encuentra representado en un documento formal, aprobado por la cabeza de la organización.

POR SU ÁMBITO.

Organigrama General: Este brinda información representativa de la empresa, resaltando cierto nivel jerárquico.

Organigrama Específico: Este representa una porción o área de la empresa.

POR SU CONTENIDO.

Organigrama Integral: Este presenta a la organización de forma global, el cual se asemeja  al organigrama general, pues ambos  expresan las relaciones de jerarquía o dependencia que existe en la empresa.

 Funcional: Este describe la responsabilidad que desempeña  cada área de la empresa

POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA:

Organigrama Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba hacia abajo.

Organigrama Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.

Organigrama Mixto: Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.

Organigrama Circular: La autoridad máxima está en el centro, y alrededor de ella se forman círculos concéntricos, donde figuran las autoridades en niveles decrecientes.

Organigrama Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanto mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo.

Organigrama Tabular: Es prácticamente escalar, solo que el tabular no lleva líneas que unen los mandos de autoridad.

3.- Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama!

1. Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.

Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre.

Las horizontales señalan especialización y correlación.

Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica, indica relación de apoyo.

2. Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones  funcionales.
3. Figura Geométrica con un recuadro, indica condición especial o autónoma. Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.
4. Las líneas con zigzagueos al final y una flecha, indican continuación de la estructura.
5. Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama, y que poseen un número en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número.

4.- Criterios para la elaboración de  organigramas

Se han de tomar en cuenta,  cinco técnicas básicas en el procedimiento para la elaboración de los organigramas:

Autorización y apoyo de los niveles superiores:

La unidad encargada de elaborar los organigramas, podrá intervenir por propia iniciativa, a petición de parte o por órdenes superiores; sin embargo, la autorización que debe obtenerse de los niveles superiores representa el punto de  partida de este procedimiento.

Recopilación de la información:

Deberá especificarse la información básica que se requiere y seguidamente establecerse los medios para su acopio, identificando sus fuentes. Los datos que se han de reunir están en función directa de las áreas que se desea representar, así como del contenido específico del organigrama. Determinando lo anterior, se realizará el acopio de la información correspondiente a:

Los órganos que integran dichas  áreas.

El nivel jerárquico que ocupan en la estructura orgánica.

Las relaciones que guardan entre ellos.

La naturaleza de estas relaciones.

Las funciones que realizan.

Los puestos y el número de plazas que los integran.

Clasificación y registro de la información:

Este paso es de vital importancia, ya que es la instancia en la que se organiza, clasifica y selecciona la información recopilada, de forma tal que los posteriores pasos encuentren dicha observación adecuadamente presentada y concentrada, para lo cual deberán elaborarse formatos que permitan su manejo ágil y claro.

Análisis de la información:

La información que ha sido recopilada, clasificada y registrada, deberá someterse a un análisis para detectar, entre otros aspectos, posibles lagunas y contradicciones en la misma. Antes de dar una interpretación personal aclaratoria, deberá buscarse la confirmación de los datos que así lo requieran, por parte de los responsables de las áreas sometidas a estudio. Una vez que la información haya sido analizada, interpretada y confirmada, se procederá al diseño del organigrama.

Diseño del organigrama:

Los elementos gráficos que se utilizan para representar a las unidades que componen la estructura orgánica, así como las relaciones existentes entre ellos, son:

Figuras para representar los órganos.

Líneas de conexión para indicar las relaciones existentes entre ellos. El elemento gráfico, esencial en el diseño del organigrama son las líneas de conexión, ya que representan las relaciones entre los órganos y la naturaleza de éstas. Es de hacer notar, que se debe tener  en cuenta,  que no existen normas rígidas, para la elaboración de un organigrama;  puesto que el propósito, el contenido y el ámbito de cada organigrama, influyen de manera significativa en la representación gráfica.

Ahora bien, es importante resaltar que: - El rectángulo correspondiente al nivel más alto,  debe ser de tamaño mayor que los demás o por lo menos igual, pero nunca menor. - De la base inferior del rectángulo, debe salir la línea jerárquica central, la cual deberá ser siempre más gruesa que las demás. - En el nivel inmediato inferior, a la administración deberá aparecer las asesorías. - Luego de las asesorías estarán las unidades operativas, con cada una de sus clasificaciones.

Un organigrama debe tener: sobriedad en el esquema, equilibrio en la distribución de los rectángulos, tipografía clara y de fácil lectura,  proporcionalidad en los tamaños, líneas cuyo trazado no se cruce y debe ser de fácil lectura e interpretación.