Actividad 5

Propósito: Conocer las técnicas para la simplificación del trabajo aplicando Diagramas de Procesos.

                                                       Actividad N°5
                                              Criterios de Evaluación

Valor de la actividad: 15% = 10% análisis, creatividad y aportes, 3%= presentación y estética, 2%= puntualidad en la entrega.

Desarrolla el siguiente contenido en tu Blog, utilizando técnicas de redacción, haciendo aportes significativos y mostrando gráficamente ejemplos del contenido.

1.- Limites en procesos de trabajo:

Es  de gran importancia,  identificar los límites del proceso de trabajos.  ya que, este debe estudiarse desde el punto de vista del cliente. La mejora del proceso se deriva del conocimiento de lo que agrega valor o significado para el cliente. Al analizar el proceso, desde un punto de vista distinto al del cliente, casi siempre da como resultado una definición estrecha del proceso.

Por tal motivo, se deben determinar una serie de criterios para una satisfactoria evaluación del proceso:

·         Propiedad del proceso   Se refiere, a identificar quien es el responsable de asegurar que un proceso se realice, de tal manera que produzca satisfacción a un cliente. Éste puede y tiene las facultades necesarias para hacer los cambios a un proceso.

·         Mapa de proceso o diagrama de flujo recorrido. La elaboración de diagramas de flujo es muy útil en las primeras etapas de resolución de problemas, porque permite a los que estudian los procesos entenderlo rápidamente, ya que, muestra el proceso desde el principio hasta el final.

Los pasos para elaborar un mapa de procesos, son muy sencillos y se indican a continuación:

·         Definir los límites del proceso.

·         Definir los pasos del proceso.

·         Clasifique los pasos en el orden en que ocurren en el proceso.

·         Coloque los pasos en los símbolos apropiados.

·         Revise que los pasos sean completos, sean eficientes y que estén libres de problemas como actividades que no agregan valor.

En la mejora de procesos, se debe rediseñar el proceso con el conocimiento combinado, obtenido durante el esfuerzo de mejora. Tomando en cuenta, el tiempo, esfuerzo, materiales, dinero, mano de obra, entre otros.  

3.- El Proceso, objetivos para mejorar:

La Norma ISO 9000:2000, define un Proceso como: “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”. Los elementos de entrada para un proceso son generalmente resultados de otros procesos. Los procesos de una organización son generalmente planificados y puestos en práctica bajo las condiciones controladas para aportar valor.

El proceso puede definirse, como el conjunto de actividades o etapas sucesivas, encaminadas al logro de un objetivo. Entre sus objetivos, están:

1.    Definir el objetivo del proceso.

2.    Definir  las actividades o etapas que componen el proceso.

3.    Definir  las responsabilidades y recursos necesarios para cada una de las etapas del proceso.

4.    Definir las  verificaciones y toma de datos a realizar, para el posterior análisis de indiciadores de desempeño del proceso.

La Norma ISO  9001:2000, enfatiza la importancia que una organización debe:  identificar, implementar, gestionar y mejorar continuamente la eficacia de los procesos que son necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad, y para gestionar la interacciones de esos procesos, con el fin de alcanzar los objetivos de esa organización.

           EL CICLO P-H-V-A Y EL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS. Según,  Walter Shewhart Edwards Deming, dentro del contexto de un sistema de gestión de  calidad, el PHVA es un ciclo dinámico que puede desarrollarse, dentro de cada proceso de la organización, y en sistema de procesos como un todo. Está íntimamente relacionado con la Planificación, Implementación Control y Mejora Continua, tanto en la realización del producto, como en otros procesos del sistema de gestión de la calidad.

2.- El crecimiento y el control del proceso:

En el ámbito administrativo, a mejora de los procesos significa optimizar la efectividad,  la eficiencia y  mejorando los controles. Fortaleciendo  los mecanismos internos, para responder a las contingencias y las demandas de nuevos y futuros clientes.  

El trabajo que se desarrolla, se entiende como una serie de procesos, que deben ser mejorados constantemente sobre la base de:

1.    Comportamiento de equipo.

2.    Compromiso de mejora constante.

3.    Establecimiento de objetivos locales.

4.    Establecimiento de mecanismos de medición.

5.    Verificación de resultados.

6.    Aplicación de medidas correctivas o preventivas, de acuerdo a los resultados obtenidos, entre otros.

Ahora bien, para mejorar los procesos se debe tomar en cuenta:

1.    Análisis de los flujos de trabajo.

2.    Fijar objetivos de satisfacción del cliente, para conducir la ejecución de los procesos.

3.    Desarrollar las actividades de mejora entre los protagonistas del proceso.

4.    Responsabilidad e involucramiento de los actores del proceso.

Para conseguirlo, una empresa requiere responsables de los procesos, documentación, requisitos definidos del proveedor, requisitos y necesidades de los clientes internos bien definidos, requisitos, expectativas y establecimiento del grado de satisfacción de los clientes externos, indicadores, criterios de medición y herramientas de mejora estadística.

Al  establecer una metodología clara, para la comprensión de la secuencia de actividades o pasos que se deben  aplicar para la mejora continua de los procesos, el responsable del área debe saber que mejorar. Esta  se basa, en el cumplimiento o incumplimiento de los objetivos locales de la organización.

Para  establecer, una secuencia de pasos para la mejora, se debe:

Ø  Definir el problema, o la desviación detectada sobre los indicadores y objetivos.

Ø  Establecer los mecanismos de medición, más adecuados de acuerdo a la naturaleza del problema.

Ø  Identificar las causas que originan el problema, determinando cual es la más relevante, estableciendo posibles soluciones y tomar la opción más adecuada, por medio del análisis de los datos obtenidos.

Ø  Establecer los planes de acción, e implementar la mejora.

Controlar la mejora del proceso, efectuando los ajustes necesarios, por medio de un monitoreo constante.

4.- Análisis de procesos, cambios de paradigmas:

El análisis de procesos,  es una metodología para examinar la dinámica de las organizaciones, teniendo como punto de partida el hecho que se ésta tratando, se crean para llevar a cabo ciertos propósitos u objetivos sustentables, mediante la ejecución de una secuencia articulada de actividades.

El Análisis de Procesos de Negocio (BPA), es una metodología que respalda el análisis de un negocio. Con el objetivo de entender sus procesos y mejorar la eficacia y efectividad de sus operaciones. Describiendo  los procesos que involucra, los participantes, el intercambio de información y las normas que regulan este intercambio.

            El proceso de análisis incluye la identificación de un subconjunto de actividades que causan demoras prolongadas, procedimientos duplicados, requisitos documentales redundantes, entre otras. Se pueden lograr mejoras con el uso de documentos estandarizados, de recomendaciones y con la adopción de una estrategia de Ventanilla Única, que proporcione datos de entrada comunes, entre los sistemas que anteriormente funcionaban de manera independiente. Las medidas de desempeño como el tiempo promedio para ejecutar un proceso se pueden comparar con los objetivos o con las normas internacionales para identificar las áreas de mejora. 

Medidas de desempeño: Con base en procesos “Tal como está”, determine el tiempo promedio que toma completar los procesos, el tiempo promedio de envíos, tiempos necesarios para la liberación, etc. Compare contra las metas establecidas por la administración o contra los puntos de referencia internacional.

Identifique cuellos de botella: Los diagramas de actividad pueden ayudar a identificar cuellos de botella. ¿Pueden estos eliminarse con recursos adicionales, o reorganizando los procesos, o ejecutando los procesos en paralelo en vez de hacerlo de manera secuencial?

Mejores prácticas: ¿Usan los procesos actuales los mejores estándares y las mejores prácticas internacionales? ¿Se utilizan los documentos estándares de la ONU, los mensajes estándares del EDIFACT/ONU o los esquemas XML?

Disminuya lo requisitos de datos: Identifique la mínima información que se requiere para permitir que cada proceso se lleve a cabo. ¿Se puede reducir la cantidad de datos que se solicita actualmente?

Armonice los datos: ¿Se pueden armonizar los datos requeridos por los distintos procesos/entidades a fin de simplificar los requisitos de quienes presentan los datos (comerciantes, proveedores de transporte, agentes aduanales, etc.)?

Ventanilla Única: ¿Pueden usar diferentes entidades una misma entrada?

Por rediseño radical de nuestros procesos, entendemos el replanteamiento integral de la "forma en que hacemos las cosas", por lo que dichos procesos deben innovarse en la medida en que las condiciones del mercado, la competencia, los requerimientos del cliente y la globalización y la tecnología nos impongan como una necesidad latente.

En ocasiones, las mejoras son insuficientes, aun cuando muchas veces sean deseables o incluso pueden ser lo que la organización necesite, por lo que debemos de analizar los esquemas actuales y establecidos y de ser necesario, debemos innovar.

¿Qué elementos se deben considerar en la innovación de procesos?

La innovación de los procesos, implica considerar:

Establecimiento de la Visión de Negocio.

Establecimiento de Políticas y valores.

Identificación de Objetivos.

Establecimiento de Objetivos.

5.- Técnicas para simplificar el trabajo.

La simplificación del trabajo, es un método sistemático para la aplicación organizada del razonamiento lógico; con el fin de identificar y analizar los problemas del trabajo.

Entre sus características, se mencionan las siguientes:

·         Empleo sistemático de la actitud analítica.

·         Estimulo del sentido común y del ingenio creador.

·         Control de las ideas geniales.

Las mejoras, deben venir  como resultado de un análisis completo. Desarrollando el análisis crítico, fundamentándose  en un método analítico, que plantea una serie de preguntas,  de formas y diagramas, diseñados para facilitar la presentación y el análisis de los hechos, que permiten recorrer gráficamente cada uno de los aspectos.

Entre las técnicas utilizadas, están:

Evaluar

Una evaluación del proceso de trabajo actual te permite identificar los defectos o inconsistencias en el sistema.

Definir los objetivos

Determinar lo que estás logrando hacer, como resultado de la actividad. Esto  permite saber  qué debes modificar y cómo lo puedes hacer,  para hacer el proceso más fácil y efectivo.

Pruebas

Experimentar con un procedimiento simplificado,  permite probarlo en una situación del mundo real, para determinar si es eficaz. La fase de prueba te da la oportunidad de resolver las fallas o simplificar, aún más la tarea para hacer un mejor uso del  tiempo, sin sacrificar la calidad del trabajo.

Comunicación

 

Informar a todo el personal, sobre  el proceso simplificado asegura,  que todos estén conscientes de los cambios. Si la tarea del trabajo es un tema complejo, se debe programar una formación o adiestramiento para el nuevo procedimiento simplificado, de manera que sean capaces de responder  preguntas y demostrar los cambios.

La retroalimentación, del personal  es útil para decidir si el proceso se simplifica y es verdaderamente eficaz. Los empleados, a menudo son resistentes al cambio, de manera que debes permitir algo de tiempo para el nuevo proceso, antes de desecharlo por completo si a los empleados inicialmente no les gusta.

Para lograr una aplicación más efectiva se han desarrollado muchas técnicas que facilitan la labor de análisis y estudios que se realizan para lograr la simplificación del trabajo, se aplican secuencialmente y a criterio del investigador, las cuales pueden ayudar a comprender o cuestionar cada uno de los aspectos evaluados, siendo las más conocidas y aceptadas las siguientes.

La medición del trabajo:

Se refiere a  la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que se está realizando. La medición del trabajo administrativo ayuda a fijar un horario, un plan o programa que devuelva o conserve en la empresa el equilibrio, necesario para lograr mayor eficiencia. Además ayuda a detectar los embotellamientos o cuellos de botella y a constatar los requerimientos del personal.

Cuadro de distribución del trabajo.

Este permite conocer,  si son utilizadas adecuadamente  todas las facultades laborales y personales de los empleados.  Este cuadro, es la tabulación del trabajo efectuado por el empleado dentro de un grupo u oficina determinada. La elaboración del mismo es el primer paso en el programa de simplificación del trabajo, es el indicador de los puntos débiles, así como de aquellos que deberán estudiarse con detenimiento, aplicando las técnicas del programa.

Estudios de tiempos y movimientos:

Como su nombre lo indica, es medir el tiempo efectivo en el que se ejecutan las actividades, función y/o proceso y determinar bajo parámetros estadísticos, la eficiencia con la que se están realizando. Se basa en los principios, del balance de línea y de la economía de movimientos, que se refieren a la distribución del trabajo, al uso de las manos, el cuerpo humano y al diseño y empleo de las herramientas, con el propósito  de realizar el menor esfuerzo posible.

Diagrama de procedimientos o procesos.

Este muestra,  un listado en forma secuencial de las actividades que conforman el proceso en estudio, y paralelamente utiliza cinco figuras distribuidas en columnas independientes, las cuales demuestran las actividades operativas, de transporte, de inspección, de almacenamiento y espera, su interrelación y los tiempos de duración de cada una de ellas.

Flujo gramas:

Para su elaboración existen alrededor de quince figuras, las cuales a su vez sirven de base para el diseño de los mismos. Sin embargo, es común encontrar figuras diferentes creadas por el investigador, dependiendo del grado de complejidad de los procesos o la creatividad que desee introducir en ellos. Las figuras se interrelacionan por medio de líneas, las cuales ayudan a esquematizar y visualizar la relación de dependencia entre las actividades componentes del proceso en general y los responsables de llevarlas a cabo.

Gráfica de la distribución física de la oficina y distribución en planta:

Con esta, se logra  la optimización del círculo de trabajo, distribuyendo los puestos para cada una de las actividades que se realizan, utilizando la mejor combinación posible, usando el mobiliario y equipo dentro del espacio disponible de  manera racional, para lograr los objetivos de la oficina evitando pérdidas de tiempo.

Con respecto, a  la distribución en planta, es la organización del espacio físico en el cual se encuentran, los recursos que servirán para la fabricación de un bien o servicio, y que también consiste en determinar la ubicación de los sitios de trabajo de la maquinaría, equipo y materiales en general.

Diagrama de recorrido:

Es una técnica básica, para realizar la distribución física de la oficina y/o distribución en planta, se fundamenta en la búsqueda de la facilitación del flujo de trabajo a través de la reducción de actividades de transporte innecesarias y el análisis de el traslado del personal, materiales, productos y papelería en general dentro de las áreas integrales de la organización.

Gráfica de gantt:

Es un método de planeación y programación, se le denomina también gráfica de barras. Que tiene, por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se realizan coordinadamente, consiste en una matriz de doble entrada, que lleva en las columnas el tiempo de duración y en los renglones la identificación de las actividades.  Establece, el orden de la ejecución de las actividades y la relación de dependencia que existe entre cada una de ellas, además permite la revisión y control entre lo ejecutado y lo planeado.

Gráfica cpm:

El CPM es un método de trayectoria crítica, eficaz para la planificación, programación y control de toda clase de proyectos. Su estructura básica, consiste en un diagrama o red de flechas que representan gráfica, lógica y secuencialmente el desarrollo de las actividades o tareas que componen el proyecto, con miras a economizar tiempo, utilizar eficientemente los recursos disponibles, e indicar previamente los cuellos de botella.

Gráfica pert:

Es una técnica utilizada para el planeamiento, programación y control de procesos productivos, provistos de factores cuantitativos. Está dirigida hacia la evaluación del progreso de un proyecto, pone de manifiesto sus principales problemas reales o potenciales, proporciona información precisa del estado del mismo, predice la verosimilitud de alcanzar los objetivos y determina el menor tiempo en el cual puede realizarse.

Actividad 3

Propósito: Establecer las diferencias entre normas, políticas y procedimientos. Determinar su aplicación en relación a las necesidades organizacionales.

                                                   Actividad N° 3
                                          Criterios de Evaluación

Valor de la actividad: 15% = 10% análisis, creatividad y aportes, 3%= presentación y estética, 2%= puntualidad en la entrega.

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Introducción

Las normas implican un conjunto de reglas o leyes que determinan el comportamiento y deben ser cumplidas por un determinado individuo en un específico lugar y tiempo.

Estas, pueden ser establecidas desde el propio individuo que se las auto impone, y en este caso son llamadas normas autónomas, como sucede con las éticas o morales. Las que son fijadas independientemente del sujeto que las cumple, son llamadas heterónomas, y pueden ser los usos y costumbres, establecidos por la sociedad por su repetición continua.

Las normas, constituyen el motor de la organización, además,  orientan como aplicar los elementos materiales y cómo aprovechar al máximo el esfuerzo y dedicación del recurso humano. Actualmente, existe un conjunto de principios fundamentales, que se consideran como principales directrices, para el establecimiento y dirección  de una óptima y correcta organización.

En cuanto a, el  procedimiento es el modo de proceder o el método que se implementa para llevar a cabo ciertas cosas, tareas o ejecutar determinadas acciones. Básicamente, el procedimiento consiste del seguimiento de una serie de pasos bien definidos que permitirán y facilitarán la realización de un trabajo de la manera más correcta y exitosa posible.

En otro orden de ideas, a política es una actividad orientada en forma ideológica a la toma de decisiones de un grupo para alcanzar ciertos objetivos. También, puede definirse como una manera, de ejercer el poder con la intención de resolver o minimizar el choque entre los intereses encontrados, que se producen dentro de una sociedad.

1.- Normas: Conceptos, tipos y clasificación:

La norma, es una regla de conducta, obligatoria en su cumplimiento, emitida por quien legalmente tiene facultades para ello.  La cual, rige y determina el comportamiento del individuo, bien sea a nivel, familiar, comunitario, institucional, gubernamental, empresarial, entre otros.

Normas Organizacionales, es todo lo que está escrito y aprobado, que rige a la organización, y que debe ser respetado por todos los integrantes de ella. Una norma debe estar escrita detalladamente en los documentos de gestión empresarial: Manual de organización y funciones, plan de capacitación, plan estratégico, entre otros.

Existen distintos tipos de normas, dependiendo de quién las promulgue, ante quién deban respetarse, quién es el encargado de ejercer el castigo por incumplimiento, hacia quiénes son destinadas y de quién se espera su obediencia. Entre las cuales, se pueden mencionar las siguientes:

Normas sociales: estas normas son dictadas a partir de una serie de costumbres y  tradiciones, que prevalecen en una sociedad en particular y frente a la cual los sujetos deben responder con su cumplimiento. Estas reglas, surgen de manera espontánea tras la repetición de determinadas costumbres, a lo largo del tiempo. Pero no por esto no son percibidas como no obligatorias por el individuo, a quien se las imponen. En el caso, que un miembro de la sociedad, del que se espera que las respete, no lo haga, puede ser castigado con el rechazo y repudio social.

Normas religiosas: estas normas devienen de Dios, quien las destina a todos los seres humanos, quienes deben responder ante él con su cumplimiento. A pesar de esto, su cumplimiento se espera por parte de la comunidad de los creyentes. En caso, que no cumplan con las normas divinas, el individuo será castigado con la conciencia del pecado.   

Normas morales: estas normas, a diferencia de las anteriores, no son dictadas por nadie más que por el propio individuo, es por esto que están destinadas a sí mismo y responden a la propia conciencia. Las normas morales, en caso de no ser obedecidas por el individuo, este será castigado con su propio remordimiento.

Normas jurídicas: estas leyes son formuladas por el poder legislativo y son dirigidas para todos los individuos de una comunidad política en particular, de quienes se espera su cumplimiento. En caso de su incumplimiento, El individuo debe responder, ante un tribunal y será castigado con aquello que dictamine la ley.   Las normas jurídicas, también llamadas leyes, impuestas por el estado, para regular la conducta social en miras al bien común y que poseen una sanción de cumplimiento efectivo, como una multa, inhabilitación o prisión.

Además, se pueden nombrar las normas de calidad, que deben cumplirse para la fabricación de un producto.  Existen también, normas en otros ámbitos como las normas o reglas ortográficas, normas de sintaxis, o normas técnicas para construir bien algún producto. En todos los casos, anteriormente referidos son exigencias que se deben cumplir para un fin determinado.

2.- Procedimientos: Características, clasificación y descripción.

Procedimiento: Es un término que hace referencia, a la acción que consiste en proceder, que significa actuar de una forma determinada. El concepto, por otra parte, está vinculado a un método o una manera de ejecutar algo. Este consiste, en seguir ciertos pasos predeterminados, para llevar a cabo una labor en forma eficiente.

             También, un procedimiento es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de igual manera, con una serie de pasos definidos, que permiten realizar una ocupación o trabajo correctamente. 

En cuanto a las características, que presenta se nombran las siguientes: 

Ø  Establecen el orden lógico, que deben seguir las actividades.

Ø  Promueven la eficiencia y la optimización.

Ø  Fija la manera como deben ejecutarse las actividades, quién debe ejecutarlas y cuándo.

Mellinkoff, (op.cit) describe las siguientes características de procedimientos:

• No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular.
• Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática.
• Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.
• En el ámbito administrativo, se compone     de diversas etapas cuyo objetivo es emitir al final de proceso, un acto administrativo.

Según, Munich G. Y Martínez G, (1979). Consideran que los procedimientos administrativos: "Permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y especificas". (p. 99)

Desde otra perspectiva, Terry & Franklin (1993) definen, que los procedimientos administrativos son: "Una serie de tareas relacionadas, que forman la secuencia establecida en ejecutar el trabajo que se va a desempeñar" (p.32)

Por consiguiente,  el procedimiento administrativo es un instrumento administrativo, que apoya la realización del quehacer cotidiano, en forma metódica las operaciones de las funciones.

Los procedimientos administrativos  se  clasificación en:

1. Técnicos: Son los empleados por la Administración para obtener y ordenar todo los datos y elementos de juicio necesarios para decidir sobre cuestiones que apunten al bien común, no teniendo consecuencias jurídicas para el administrado.

2. De gestión: Contemplan la relación jurídica entre la Administración y el particular, quien busca el reconocimiento, de un derecho o interés legítimo protegido administrativamente. 

3. Sancionatorios: Son los procedimientos disciplinarios que buscan limitar a los funcionarios de la Administración, observando las extralimitaciones cometidas (sustanciando un sumario) y aplicando las sanciones correspondientes. También son sancionatorios los procedimientos correctivos, es decir aquellos que se refieren a los particulares. 

4. Recursivos: Son procedimientos, fundamentales para el control de la voluntad de la Administración. Son los realizados por los particulares interesados para impugnar actos administrativos, con el objeto de obtener una decisión revocatoria o modificatoria de una decisión anterior. El recurso puede interponerse ante el mismo órgano cuyo acto administrativo se trata de impugnar o ante un órgano superior.

A continuación se nombran las pautas a seguir:

ü  Identificación; Logotipo de la organización, Denominación y extensión (general o específico), de corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.

ü  Lugar y fecha de elaboración.

ü  Numero de revisión.

ü  Unidades responsables de su revisión y/o autorización.

ü  Índice o contenido; Relación de los capítulos que forman parte del documento.

ü  Introducción; Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, área de aplicación e importancia de su revisión y actualización.

ü  Objetivos de los procedimientos; Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

ü  Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos.

ü  Responsables; Unidades administrativas y/o puesto que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.

3. - Diagramación de los Procedimientos:

Para  realizar la diagramación, se deben  determinar los límites del proceso que se representara.

• Establecer los productos que salen del proceso y los insumos que entran.
• No  detallar demasiado,  conservando el mismo nivel de detalle en todo el diagrama.

• Cada uno de los cuadros de actividad puede ser considerado un proceso; los diagramas de dichos cuadros constituyen el siguiente nivel de detalle.  De esta forma se puede ir penetrando en el detalle hasta donde resulte conveniente.

• Verificar los diagramas, respecto a la realidad, con el propósito de corregir cualquier mala interpretación, u omisión que pudieran contener.

• Deben tener especificados, ciertos datos, como:     la fecha de elaboración o actualización, un número de versión y el nombre o nombres de quienes lo elaboraron.

• Se debe tomar en cuenta, que  frecuentemente es necesario realizar algunas modificaciones, conforme se logra un mayor conocimiento de las situaciones.  Es muy sano estar preparado para modificar el diagrama, basta lograr que represente de la mejor manera al proceso que estemos estudiando.

Es importante, mencionar las siguientes características:

• Universalidad: Capta la totalidad del sistema, sin omisiones, guiando al analista administrativo.

• Simplicidad: Facilita la comprensión, aun sin exponer todas las características  del sistema.

• Correspondencia: correlación sin fallas, entre el modelo y la realidad del sistema que representa.

En cuanto a un diagrama de procedimientos, se puede afirmar, que un diagrama de flujo,  cuenta con procedimientos y tienen que cumplir con ellos para lograr su objetivo. Por ejemplo:

I. SIMBOLOGÍA

La simbología utilizada, se describe a continuación:

	TERMINAL:       (Círculo Elongado). Se utiliza para indicar el principio y fin de un proceso. Normalmente la palabra inicio o fin es la que se usa en el símbolo.
	DECISIÓN:       (Rombo). Permite alterar la secuencia de un proceso de acuerdo a una pregunta que se escribe dentro del rombo. El flujo toma uno de dos caminos, si la respuesta es afirmativa o negativa. La continuación natural del flujo debe corresponder a la respuesta afirmativa y para ello hay que elaborar la pregunta de la manera que convenga.
	ACTIVIDADES: (Rectángulo).  Se  utiliza  para  describir  las actividades que componen el proceso. Hay que iniciar la descripción de las actividades, siempre con un verbo activo y hacer un esfuerzo por  resumir con  claridad,  para  aprovechar  el poco  espacio disponible. Esta descripción es un paso crítico en la diagramación y análisis de un proceso.
	DIRECCIÓN DE FLUJO: (Flecha). Se utiliza para conectar dos símbolos secuenciales e indicar la dirección del flujo del proceso.
	CONECTOR: (Círculo Pequeño con Flecha). Se escribe una letra en su interior y sirve para conectar dos símbolos que están en secuencia y en la misma hoja del diagrama, paro unirlos implica cruzar líneas o deteriorar la estética. Siempre son parejas y en ambos debe aparecer la misma letra.
	MOVIMIENTO: (Flecha Ancha). En su interior se describe una actividad que corresponda al movimiento físico de cosas, de un lugar a otro.  Movimiento entre oficinas, correo, transporte de cualquier tipo, etc.
	TRANSMISIÓN ELECTRÓNICA: (Flecha Ancha con una E). En su interior se describe una actividad que corresponda al movimiento electrónico de información o formatos. Cubre Fax, Teléfono y Redes.
	INSPECCIÓN: (Círculo Grande). Se utiliza para indicar que el proceso se detiene para realizar una evaluación. Puede representar un punto donde se requiere una firma de autorización.
	DOCUMENTACIÓN: (Rectángulo con Fondo Curvo). Se utiliza para indicar que la salida de una actividad es información en papel. Puede  tratarse  de  un  informe, una  carta  o  un  listado  de computadora.
	RETARDO: (Rectángulo Redondeado). Se utiliza par indicar que el proceso se detiene en espera de autorización o por cuestiones de logística o de trámite.
	ALMACENAJE:  (Triángulo  Invertido).  Representa  la  actividad deliberada de almacenaje, en la cual la salida del almacén requiere una orden específica.
	ANOTACIÓN (Rectángulo abierto). El extremo de la línea punteada se coloca sobre alguna parte importante del diagrama y dentro del rectángulo, se escribe alguna aclaración, advertencia, instrucción especial o cualquier comentario que se considere necesario, acerca de esa parte del diagrama. El rectángulo se debe colocar separado del proceso, de manera que no complique el dibujo.
	SALTO DE PÁGINA. (Pentágono Invertido). Se utiliza para conectar dos símbolos que están en secuencia, pero en diferente página. Siempre deben ser parejas y llevan la misma letra en su interior.

4 Diseño de políticas.

Las Políticas, son  orientaciones o directrices que rigen la actuación de una persona o entidad en un asunto o campo determinado, entendiendo como directriz al conjunto de instrucciones o normas generales para la ejecución de algo. Una política es una guía general para una acción. Se formulan al nivel de alta gerencia y su función es establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada. Ejemplo: "Los empleados que laboran en la empresa tendrán la posibilidad de ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia y antigüedad". 

          En cuanto a las políticas administrativas: Es la orientación o directriz que debe ser divulgada, entendida y acatada por todos los miembros de la organización, en ella se contemplan las normas y responsabilidades de cada área de la organización. Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una organización.

En este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que complementan el logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias. Las políticas, deben ser dictadas desde el nivel jerárquico más alto de la empresa.