Actividad 5

Propósito: Conocer las técnicas para la simplificación del trabajo aplicando Diagramas de Procesos.

                                                       Actividad N°5
                                              Criterios de Evaluación

Valor de la actividad: 15% = 10% análisis, creatividad y aportes, 3%= presentación y estética, 2%= puntualidad en la entrega.

Desarrolla el siguiente contenido en tu Blog, utilizando técnicas de redacción, haciendo aportes significativos y mostrando gráficamente ejemplos del contenido.

1.- Limites en procesos de trabajo:

Es  de gran importancia,  identificar los límites del proceso de trabajos.  ya que, este debe estudiarse desde el punto de vista del cliente. La mejora del proceso se deriva del conocimiento de lo que agrega valor o significado para el cliente. Al analizar el proceso, desde un punto de vista distinto al del cliente, casi siempre da como resultado una definición estrecha del proceso.

Por tal motivo, se deben determinar una serie de criterios para una satisfactoria evaluación del proceso:

·         Propiedad del proceso   Se refiere, a identificar quien es el responsable de asegurar que un proceso se realice, de tal manera que produzca satisfacción a un cliente. Éste puede y tiene las facultades necesarias para hacer los cambios a un proceso.

·         Mapa de proceso o diagrama de flujo recorrido. La elaboración de diagramas de flujo es muy útil en las primeras etapas de resolución de problemas, porque permite a los que estudian los procesos entenderlo rápidamente, ya que, muestra el proceso desde el principio hasta el final.

Los pasos para elaborar un mapa de procesos, son muy sencillos y se indican a continuación:

·         Definir los límites del proceso.

·         Definir los pasos del proceso.

·         Clasifique los pasos en el orden en que ocurren en el proceso.

·         Coloque los pasos en los símbolos apropiados.

·         Revise que los pasos sean completos, sean eficientes y que estén libres de problemas como actividades que no agregan valor.

En la mejora de procesos, se debe rediseñar el proceso con el conocimiento combinado, obtenido durante el esfuerzo de mejora. Tomando en cuenta, el tiempo, esfuerzo, materiales, dinero, mano de obra, entre otros.  

3.- El Proceso, objetivos para mejorar:

La Norma ISO 9000:2000, define un Proceso como: “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”. Los elementos de entrada para un proceso son generalmente resultados de otros procesos. Los procesos de una organización son generalmente planificados y puestos en práctica bajo las condiciones controladas para aportar valor.

El proceso puede definirse, como el conjunto de actividades o etapas sucesivas, encaminadas al logro de un objetivo. Entre sus objetivos, están:

1.    Definir el objetivo del proceso.

2.    Definir  las actividades o etapas que componen el proceso.

3.    Definir  las responsabilidades y recursos necesarios para cada una de las etapas del proceso.

4.    Definir las  verificaciones y toma de datos a realizar, para el posterior análisis de indiciadores de desempeño del proceso.

La Norma ISO  9001:2000, enfatiza la importancia que una organización debe:  identificar, implementar, gestionar y mejorar continuamente la eficacia de los procesos que son necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad, y para gestionar la interacciones de esos procesos, con el fin de alcanzar los objetivos de esa organización.

           EL CICLO P-H-V-A Y EL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS. Según,  Walter Shewhart Edwards Deming, dentro del contexto de un sistema de gestión de  calidad, el PHVA es un ciclo dinámico que puede desarrollarse, dentro de cada proceso de la organización, y en sistema de procesos como un todo. Está íntimamente relacionado con la Planificación, Implementación Control y Mejora Continua, tanto en la realización del producto, como en otros procesos del sistema de gestión de la calidad.

2.- El crecimiento y el control del proceso:

En el ámbito administrativo, a mejora de los procesos significa optimizar la efectividad,  la eficiencia y  mejorando los controles. Fortaleciendo  los mecanismos internos, para responder a las contingencias y las demandas de nuevos y futuros clientes.  

El trabajo que se desarrolla, se entiende como una serie de procesos, que deben ser mejorados constantemente sobre la base de:

1.    Comportamiento de equipo.

2.    Compromiso de mejora constante.

3.    Establecimiento de objetivos locales.

4.    Establecimiento de mecanismos de medición.

5.    Verificación de resultados.

6.    Aplicación de medidas correctivas o preventivas, de acuerdo a los resultados obtenidos, entre otros.

Ahora bien, para mejorar los procesos se debe tomar en cuenta:

1.    Análisis de los flujos de trabajo.

2.    Fijar objetivos de satisfacción del cliente, para conducir la ejecución de los procesos.

3.    Desarrollar las actividades de mejora entre los protagonistas del proceso.

4.    Responsabilidad e involucramiento de los actores del proceso.

Para conseguirlo, una empresa requiere responsables de los procesos, documentación, requisitos definidos del proveedor, requisitos y necesidades de los clientes internos bien definidos, requisitos, expectativas y establecimiento del grado de satisfacción de los clientes externos, indicadores, criterios de medición y herramientas de mejora estadística.

Al  establecer una metodología clara, para la comprensión de la secuencia de actividades o pasos que se deben  aplicar para la mejora continua de los procesos, el responsable del área debe saber que mejorar. Esta  se basa, en el cumplimiento o incumplimiento de los objetivos locales de la organización.

Para  establecer, una secuencia de pasos para la mejora, se debe:

Ø  Definir el problema, o la desviación detectada sobre los indicadores y objetivos.

Ø  Establecer los mecanismos de medición, más adecuados de acuerdo a la naturaleza del problema.

Ø  Identificar las causas que originan el problema, determinando cual es la más relevante, estableciendo posibles soluciones y tomar la opción más adecuada, por medio del análisis de los datos obtenidos.

Ø  Establecer los planes de acción, e implementar la mejora.

Controlar la mejora del proceso, efectuando los ajustes necesarios, por medio de un monitoreo constante.

4.- Análisis de procesos, cambios de paradigmas:

El análisis de procesos,  es una metodología para examinar la dinámica de las organizaciones, teniendo como punto de partida el hecho que se ésta tratando, se crean para llevar a cabo ciertos propósitos u objetivos sustentables, mediante la ejecución de una secuencia articulada de actividades.

El Análisis de Procesos de Negocio (BPA), es una metodología que respalda el análisis de un negocio. Con el objetivo de entender sus procesos y mejorar la eficacia y efectividad de sus operaciones. Describiendo  los procesos que involucra, los participantes, el intercambio de información y las normas que regulan este intercambio.

            El proceso de análisis incluye la identificación de un subconjunto de actividades que causan demoras prolongadas, procedimientos duplicados, requisitos documentales redundantes, entre otras. Se pueden lograr mejoras con el uso de documentos estandarizados, de recomendaciones y con la adopción de una estrategia de Ventanilla Única, que proporcione datos de entrada comunes, entre los sistemas que anteriormente funcionaban de manera independiente. Las medidas de desempeño como el tiempo promedio para ejecutar un proceso se pueden comparar con los objetivos o con las normas internacionales para identificar las áreas de mejora. 

Medidas de desempeño: Con base en procesos “Tal como está”, determine el tiempo promedio que toma completar los procesos, el tiempo promedio de envíos, tiempos necesarios para la liberación, etc. Compare contra las metas establecidas por la administración o contra los puntos de referencia internacional.

Identifique cuellos de botella: Los diagramas de actividad pueden ayudar a identificar cuellos de botella. ¿Pueden estos eliminarse con recursos adicionales, o reorganizando los procesos, o ejecutando los procesos en paralelo en vez de hacerlo de manera secuencial?

Mejores prácticas: ¿Usan los procesos actuales los mejores estándares y las mejores prácticas internacionales? ¿Se utilizan los documentos estándares de la ONU, los mensajes estándares del EDIFACT/ONU o los esquemas XML?

Disminuya lo requisitos de datos: Identifique la mínima información que se requiere para permitir que cada proceso se lleve a cabo. ¿Se puede reducir la cantidad de datos que se solicita actualmente?

Armonice los datos: ¿Se pueden armonizar los datos requeridos por los distintos procesos/entidades a fin de simplificar los requisitos de quienes presentan los datos (comerciantes, proveedores de transporte, agentes aduanales, etc.)?

Ventanilla Única: ¿Pueden usar diferentes entidades una misma entrada?

Por rediseño radical de nuestros procesos, entendemos el replanteamiento integral de la "forma en que hacemos las cosas", por lo que dichos procesos deben innovarse en la medida en que las condiciones del mercado, la competencia, los requerimientos del cliente y la globalización y la tecnología nos impongan como una necesidad latente.

En ocasiones, las mejoras son insuficientes, aun cuando muchas veces sean deseables o incluso pueden ser lo que la organización necesite, por lo que debemos de analizar los esquemas actuales y establecidos y de ser necesario, debemos innovar.

¿Qué elementos se deben considerar en la innovación de procesos?

La innovación de los procesos, implica considerar:

Establecimiento de la Visión de Negocio.

Establecimiento de Políticas y valores.

Identificación de Objetivos.

Establecimiento de Objetivos.

5.- Técnicas para simplificar el trabajo.

La simplificación del trabajo, es un método sistemático para la aplicación organizada del razonamiento lógico; con el fin de identificar y analizar los problemas del trabajo.

Entre sus características, se mencionan las siguientes:

·         Empleo sistemático de la actitud analítica.

·         Estimulo del sentido común y del ingenio creador.

·         Control de las ideas geniales.

Las mejoras, deben venir  como resultado de un análisis completo. Desarrollando el análisis crítico, fundamentándose  en un método analítico, que plantea una serie de preguntas,  de formas y diagramas, diseñados para facilitar la presentación y el análisis de los hechos, que permiten recorrer gráficamente cada uno de los aspectos.

Entre las técnicas utilizadas, están:

Evaluar

Una evaluación del proceso de trabajo actual te permite identificar los defectos o inconsistencias en el sistema.

Definir los objetivos

Determinar lo que estás logrando hacer, como resultado de la actividad. Esto  permite saber  qué debes modificar y cómo lo puedes hacer,  para hacer el proceso más fácil y efectivo.

Pruebas

Experimentar con un procedimiento simplificado,  permite probarlo en una situación del mundo real, para determinar si es eficaz. La fase de prueba te da la oportunidad de resolver las fallas o simplificar, aún más la tarea para hacer un mejor uso del  tiempo, sin sacrificar la calidad del trabajo.

Comunicación

 

Informar a todo el personal, sobre  el proceso simplificado asegura,  que todos estén conscientes de los cambios. Si la tarea del trabajo es un tema complejo, se debe programar una formación o adiestramiento para el nuevo procedimiento simplificado, de manera que sean capaces de responder  preguntas y demostrar los cambios.

La retroalimentación, del personal  es útil para decidir si el proceso se simplifica y es verdaderamente eficaz. Los empleados, a menudo son resistentes al cambio, de manera que debes permitir algo de tiempo para el nuevo proceso, antes de desecharlo por completo si a los empleados inicialmente no les gusta.

Para lograr una aplicación más efectiva se han desarrollado muchas técnicas que facilitan la labor de análisis y estudios que se realizan para lograr la simplificación del trabajo, se aplican secuencialmente y a criterio del investigador, las cuales pueden ayudar a comprender o cuestionar cada uno de los aspectos evaluados, siendo las más conocidas y aceptadas las siguientes.

La medición del trabajo:

Se refiere a  la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que se está realizando. La medición del trabajo administrativo ayuda a fijar un horario, un plan o programa que devuelva o conserve en la empresa el equilibrio, necesario para lograr mayor eficiencia. Además ayuda a detectar los embotellamientos o cuellos de botella y a constatar los requerimientos del personal.

Cuadro de distribución del trabajo.

Este permite conocer,  si son utilizadas adecuadamente  todas las facultades laborales y personales de los empleados.  Este cuadro, es la tabulación del trabajo efectuado por el empleado dentro de un grupo u oficina determinada. La elaboración del mismo es el primer paso en el programa de simplificación del trabajo, es el indicador de los puntos débiles, así como de aquellos que deberán estudiarse con detenimiento, aplicando las técnicas del programa.

Estudios de tiempos y movimientos:

Como su nombre lo indica, es medir el tiempo efectivo en el que se ejecutan las actividades, función y/o proceso y determinar bajo parámetros estadísticos, la eficiencia con la que se están realizando. Se basa en los principios, del balance de línea y de la economía de movimientos, que se refieren a la distribución del trabajo, al uso de las manos, el cuerpo humano y al diseño y empleo de las herramientas, con el propósito  de realizar el menor esfuerzo posible.

Diagrama de procedimientos o procesos.

Este muestra,  un listado en forma secuencial de las actividades que conforman el proceso en estudio, y paralelamente utiliza cinco figuras distribuidas en columnas independientes, las cuales demuestran las actividades operativas, de transporte, de inspección, de almacenamiento y espera, su interrelación y los tiempos de duración de cada una de ellas.

Flujo gramas:

Para su elaboración existen alrededor de quince figuras, las cuales a su vez sirven de base para el diseño de los mismos. Sin embargo, es común encontrar figuras diferentes creadas por el investigador, dependiendo del grado de complejidad de los procesos o la creatividad que desee introducir en ellos. Las figuras se interrelacionan por medio de líneas, las cuales ayudan a esquematizar y visualizar la relación de dependencia entre las actividades componentes del proceso en general y los responsables de llevarlas a cabo.

Gráfica de la distribución física de la oficina y distribución en planta:

Con esta, se logra  la optimización del círculo de trabajo, distribuyendo los puestos para cada una de las actividades que se realizan, utilizando la mejor combinación posible, usando el mobiliario y equipo dentro del espacio disponible de  manera racional, para lograr los objetivos de la oficina evitando pérdidas de tiempo.

Con respecto, a  la distribución en planta, es la organización del espacio físico en el cual se encuentran, los recursos que servirán para la fabricación de un bien o servicio, y que también consiste en determinar la ubicación de los sitios de trabajo de la maquinaría, equipo y materiales en general.

Diagrama de recorrido:

Es una técnica básica, para realizar la distribución física de la oficina y/o distribución en planta, se fundamenta en la búsqueda de la facilitación del flujo de trabajo a través de la reducción de actividades de transporte innecesarias y el análisis de el traslado del personal, materiales, productos y papelería en general dentro de las áreas integrales de la organización.

Gráfica de gantt:

Es un método de planeación y programación, se le denomina también gráfica de barras. Que tiene, por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se realizan coordinadamente, consiste en una matriz de doble entrada, que lleva en las columnas el tiempo de duración y en los renglones la identificación de las actividades.  Establece, el orden de la ejecución de las actividades y la relación de dependencia que existe entre cada una de ellas, además permite la revisión y control entre lo ejecutado y lo planeado.

Gráfica cpm:

El CPM es un método de trayectoria crítica, eficaz para la planificación, programación y control de toda clase de proyectos. Su estructura básica, consiste en un diagrama o red de flechas que representan gráfica, lógica y secuencialmente el desarrollo de las actividades o tareas que componen el proyecto, con miras a economizar tiempo, utilizar eficientemente los recursos disponibles, e indicar previamente los cuellos de botella.

Gráfica pert:

Es una técnica utilizada para el planeamiento, programación y control de procesos productivos, provistos de factores cuantitativos. Está dirigida hacia la evaluación del progreso de un proyecto, pone de manifiesto sus principales problemas reales o potenciales, proporciona información precisa del estado del mismo, predice la verosimilitud de alcanzar los objetivos y determina el menor tiempo en el cual puede realizarse.