Propósito: Conocer los diferentes tipos de Flujo gramas.
Diseñar diagramas de flujos de procesos.
Actividad N° 6:
Criterios de Evaluación
Valor de la actividad: 15% = 10% análisis, creatividad y aportes, 3%= presentación y estética, 2%= puntualidad en la entrega.
Desarrolla el siguiente contenido en tu Blog, utilizando técnicas de redacción, haciendo aportes significativos y mostrando gráficamente ejemplos del contenido.
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Introducción
En la actualidad,
los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas como uno
de los principales instrumentos en la realización de cualquier método o
sistema. Ya que, estos indican la
secuencia del proceso administrativos, las unidades involucradas y los
responsables de su ejecución. Los mismos, son de gran importancia ya que ayudan a designar
cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este.
Los diagramas de
flujo, en toda organización y departamento, permiten la visualización de las
actividades y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, es
decir, bien distribuida en el personal de la organización. Para su formulación
y comprensión por cualquier persona, se utilizan distintas formas de interpretación,
a través de dibujos, símbolos de
ingeniería, de figuras geométricas, entre otros, que transmitan una indicación
de lo que se quiere representar.
1.-Definición y objetivos del Diagrama de flujos.
Un diagrama de
flujo, es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas simples,
es decir, viene a ser la representación simbólica o pictórica de un
procedimiento administrativo. Un diagrama de flujo, es una representación
gráfica que desglosa un proceso en cualquier tipo de actividad a desarrollarse,
tanto en empresas industriales o de servicios y en sus departamentos, secciones
o áreas de su estructura organizativa.
El diagrama de
flujo, tiene como objetivo; representar gráficamente las distintas etapas de un
proceso y sus interacciones, para facilitar la comprensión de su
funcionamiento. Además, es útil para
analizar el proceso actual, proponer mejoras, conocer a los clientes y proveedores de cada fase,
representar los controles, entre otros.
2.- Tipos, características de diagramas de flujo:
Con respecto a su clasificación, se muestran los
siguientes:
Por su
presentación.
De bloque: Presenta los bloques
principales de un proceso, sin detalles.
De detalle:
Presenta el paso a paso de un proceso, sin omitir detalles.
Entre
los tipos de diagramas de flujo, se pueden mencionar los siguientes:
·
Formato vertical: En este, el flujo y la
secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada,
de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere
necesaria, según su propósito. . Este, es eminentemente descriptivo.
·
Formato horizontal: En él, el flujo o la
secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha. Es representativo.
·
Formato panorámico: El proceso entero, está
representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más
rápido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas
no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal,
distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o
departamento, que el formato vertical no registra. Es representativo.
·
Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de
ruta de una forma o persona, sobre el plano arquitectónico del área de trabajo.
Es representativo.
En cuanto a sus características,
se citan las siguientes:
Ø
De
uso: permite facilitar su empleo.
Ø
De
destino: permite la correcta identificación de actividades.
Ø
De
comprensión e interpretación:
permite simplificar su comprensión.
Ø
De interacción:
permite el acercamiento y coordinación.
Ø
De
simbología: disminuye la complejidad y accesibilidad.
Ø
De
diagramación: se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados.
3.- Técnicas para formular diagramas de flujo:
Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de
flujo:





Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:
v
Establecer el alcance del
proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del
diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final
la entrada al proceso siguiente.
v
Identificar y listar las
principales actividades/subprocesos, que están incluidos en el proceso a
describir y su orden cronológico.
v
Si el nivel de detalle
definido incluye actividades menores, listar las también.
v
Identificar y listar los puntos
de decisión.
v
Construir el diagrama,
respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.
v Asignar un
título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el
proceso elegido.
Tomando en cuenta, como se construye
un diagrama de flujo, se nombran los
siguientes criterios para su formulación:
ü
Debe indicar claramente dónde inicia y
dónde termina el diagrama.
ü Cualquier camino del diagrama, debe de llevarte
siempre a la terminal de fin.
ü Organizar los símbolos de tal forma, que siga visualmente el flujo de arriba
hacia abajo y/o de izquierda a derecha.
ü No usar lenguaje de programación dentro
de los símbolos.
ü Centrar el diagrama en la página.
ü Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca
diagonales.
ü No cruzar las líneas de flujo, empleando los
conectores adecuados sin hacer uso excesivo de ellos.
ü No fraccionar el diagrama, con el uso excesivo de
conectores.
ü Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo.
Pero pueden llegar muchas líneas de flujo a otras líneas.
ü Las líneas de flujo, deben de entrar a un símbolo por
la parte superior y/o izquierda y salir de él por la parte inferior y/o
derecha.
ü Evitar que el diagrama sobrepase una página; de no ser
posible, enumerar y emplear los conectores correspondientes.
ü Usar lógica positiva, es decir, realizar procesos cuando es verdadera la condición y expresar las
condiciones de manera clara (por ej., "no es a =/= de b" ==>
"a=b").
ü Comentar al margen, únicamente cuando sea necesario.
Aunque la
simbología utilizada para representar procesos está recogida en algunas normas,
es bien cierto que cada organización suele preferir adaptarla a sus
necesidades. Para la mayoría de organizaciones, suele ser suficiente con unos
cuantos símbolos, que indiquen: Inicio y Final del proceso; Entradas del
proceso; Salidas del proceso; Actividades; Alternativas; Documentos; Bases de
datos, entre otros.
4.- Modelajes de procesos actuales:
El modelado de procesos
debe ser entendido, por el modelado y los procesos. Los sistemas (conjuntos de
procesos y subprocesos integrados en una organización) son difíciles de
comprender, amplios, complejos y confusos; con múltiples puntos de contacto
entre sí y con un buen número de áreas funcionales, departamentos y puestos
implicados. Un modelo puede dar la oportunidad de organizar y documentar la
información sobre un sistema.
Ahora bien, un
modelo es una representación de una realidad. Modelar, es desarrollar la descripción
de un sistema y de las actividades llevadas a cabo en él. Cuando un proceso es
modelado, con ayuda de una representación gráfica (diagrama de proceso), pueden
apreciarse. con facilidad las interrelaciones existentes entre distintas
actividades, analizar cada actividad, definir los puntos de contacto, con otros
procesos.
Así como, identificar los subprocesos
comprendidos. Al mismo tiempo, los problemas existentes pueden ponerse de
manifiesto claramente, dando la oportunidad al inicio de acciones de mejora. El
modelado de procesos, va relacionado a la planificación del modelo de negocio.
Los sistemas de producción, actividades de procesos y el posicionamiento en la
cadena de valor, son algunos de los sub-factores de los procesos.
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