sábado, 2 de abril de 2016

Actividad 6

Propósito: Conocer los diferentes tipos de Flujo gramas.  Diseñar diagramas de flujos de procesos.

                                                 Actividad N° 6:
                                          Criterios de Evaluación


Valor de la actividad: 15% = 10% análisis, creatividad y aportes, 3%= presentación y estética, 2%= puntualidad en la entrega.


Desarrolla el siguiente contenido en tu Blog, utilizando técnicas de redacción, haciendo aportes significativos y mostrando gráficamente ejemplos del contenido.


Introducción

En la actualidad, los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistema. Ya que, estos  indican la secuencia del proceso administrativos, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución. Los mismos, son  de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este.

Los diagramas de flujo, en toda organización y departamento, permiten la visualización de las actividades y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, es decir, bien distribuida en el personal de la organización. Para su formulación y comprensión por cualquier persona, se utilizan distintas formas de interpretación, a través de dibujos,  símbolos de ingeniería, de figuras geométricas, entre otros, que transmitan una indicación de lo que se quiere representar.

1.-Definición y objetivos del Diagrama de flujos.

Un diagrama de flujo, es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas simples, es decir, viene a ser la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo. Un diagrama de flujo, es una representación gráfica que desglosa un proceso en cualquier tipo de actividad a desarrollarse, tanto en empresas industriales o de servicios y en sus departamentos, secciones o áreas de su estructura organizativa.

El diagrama de flujo, tiene como objetivo; representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones, para facilitar la comprensión de su funcionamiento. Además, es  útil para analizar el proceso actual, proponer mejoras, conocer a  los clientes y proveedores de cada fase, representar los controles, entre otros.

2.- Tipos, características de diagramas de flujo:

Con respecto a su clasificación, se muestran los siguientes:

Por  su presentación.

De bloque: Presenta los bloques principales de un proceso, sin detalles. 

De detalle: Presenta el paso a paso de un proceso, sin omitir detalles.

Entre los tipos de diagramas de flujo, se pueden mencionar los siguientes:

·         Formato vertical: En este, el flujo y la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada, de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito. . Este,  es eminentemente descriptivo.


·         Formato horizontal: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha. Es representativo.


·         Formato panorámico: El proceso entero, está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento, que el formato vertical no registra.  Es representativo.


·         Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona, sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. Es  representativo.



En cuanto a sus características, se citan las siguientes:


Ø  De uso: permite facilitar su empleo.

Ø  De destino: permite la correcta identificación de actividades.

Ø  De comprensión e interpretación: permite simplificar su comprensión.

Ø  De interacción: permite el acercamiento y coordinación.

Ø  De simbología: disminuye la complejidad y accesibilidad.

Ø  De diagramación: se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados.

3.- Técnicas para formular diagramas de flujo:

Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:
*       Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el autor o responsable del proceso, los autores o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, así como las terceras partes interesadas.

*       Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.

*       Identificar quién lo empleará y cómo.

*       Establecer el nivel de detalle requerido.

*      Determinar los límites del proceso a describir.

Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:

v  Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.

v  Identificar y listar las principales actividades/subprocesos, que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.

v  Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listar las también.

v  Identificar y listar los puntos de decisión.

v  Construir el diagrama, respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.

v  Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso elegido.

Tomando en cuenta, como se construye un diagrama de flujo,  se nombran los siguientes criterios para su formulación:

ü  Debe  indicar claramente dónde inicia y dónde termina el diagrama.
ü  Cualquier camino del diagrama, debe de llevarte siempre a la terminal de fin.

ü  Organizar los símbolos de tal forma, que siga visualmente el flujo de arriba hacia abajo y/o  de izquierda a derecha.

ü  No usar lenguaje de programación dentro de los símbolos.

ü  Centrar el diagrama en la página.

ü  Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.


ü  No cruzar las líneas de flujo, empleando los conectores adecuados sin hacer uso excesivo de ellos.
ü  No fraccionar el diagrama, con el uso excesivo de conectores.

ü  Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo. Pero pueden llegar muchas líneas de flujo a otras líneas.

ü  Las líneas de flujo, deben de entrar a un símbolo por la parte superior y/o izquierda y salir de él por la parte inferior y/o derecha.

ü  Evitar que el diagrama sobrepase una página; de no ser posible, enumerar y emplear los conectores correspondientes.

ü  Usar lógica positiva, es decir, realizar procesos cuando es verdadera la condición y expresar las condiciones de manera clara (por ej., "no es a =/= de b" ==> "a=b").

ü  Comentar al margen, únicamente cuando sea necesario.

Aunque la simbología utilizada para representar procesos está recogida en algunas normas, es bien cierto que cada organización suele preferir adaptarla a sus necesidades. Para la mayoría de organizaciones, suele ser suficiente con unos cuantos símbolos, que indiquen: Inicio y Final del proceso; Entradas del proceso; Salidas del proceso; Actividades; Alternativas; Documentos; Bases de datos, entre otros.

4.- Modelajes de procesos actuales:

El modelado de procesos debe ser entendido, por el modelado y los procesos. Los sistemas (conjuntos de procesos y subprocesos integrados en una organización) son difíciles de comprender, amplios, complejos y confusos; con múltiples puntos de contacto entre sí y con un buen número de áreas funcionales, departamentos y puestos implicados. Un modelo puede dar la oportunidad de organizar y documentar la información sobre un sistema.

Ahora bien, un modelo es una representación de una realidad. Modelar, es desarrollar la descripción de un sistema y de las actividades llevadas a cabo en él. Cuando un proceso es modelado, con ayuda de una representación gráfica (diagrama de proceso), pueden apreciarse. con facilidad las interrelaciones existentes entre distintas actividades, analizar cada actividad, definir los puntos de contacto, con otros procesos.

 Así como, identificar los subprocesos comprendidos. Al mismo tiempo, los problemas existentes pueden ponerse de manifiesto claramente, dando la oportunidad al inicio de acciones de mejora. El modelado de procesos, va relacionado a la planificación del modelo de negocio. Los sistemas de producción, actividades de procesos y el posicionamiento en la cadena de valor, son algunos de los sub-factores de los procesos.

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