Actividad 4

Propósito: Conocer los requerimientos para la aplicación  de las Normas ISO identificando sus características y sus diferencias. Ajustar los procesos a las especificaciones de las Normas para obtener la Certificación. Conocer los diferentes tipos de manuales y formularios. Diseño y modificación de manuales y formularios.

                                                   Actividad N° 4
                                          Criterios de Evaluación

Valor de la actividad: 15% = 10% análisis, creatividad y aportes, 3%= presentación y estética, 2%= puntualidad en la entrega.

Desarrolla el siguiente contenido en tu Blog, utilizando técnicas de redacción, haciendo aportes significativos y mostrando gráficamente ejemplos del contenido.

Introducción

La estructura de las sociedades y del comercio a nivel mundial, ha planteado a lo largo de su historia la necesidad del mejoramiento continuo en lo referente a los productos, bienes y servicios, que  están dirigidos a una gran  cantidad de consumidores. Esta se basa, en lo concerniente  al mejoramiento de los procesos tecnológicos y productivos, con la finalidad de optimizar los recursos disponibles, que pueden ser materiales, equipos, maquinaria y  humanos.

El instrumento fundamental para llevar a cabo estas políticas, es la creación de una nueva estructura organizativa a nivel internacional, con la finalidad de   adoptar una   cultura empresarial.  Dedicada al cumplimiento de la normalización para  homogenizar la producción, para hacer de los estándares de calidad una filosofía en todas las organizaciones productivas.

1. · Normalización: Norma ISO

La normalización, es  el proceso de formulación, elaboración,  aplicación y mejoramiento de las normas ya establecidas, que se aplican a diferentes  actividades económicas, industriales o científicas, con el objeto de ordenarlas y mejorarlas. Los propósitos principales de la normalización son la simplificación, la unificación y la especificación.

Esta, es un soporte  efectivo al constituir estándares internacionales de calidad a nivel público o estatal. Al dotar al estado de suficientes instrumentos de control en las políticas relacionadas con el medio ambiente, la salud, la agricultura y particularmente el sector de los consumidores.

La Organización Internacional de Normalización, ISO, es un órgano consultivo de la Organización de las Naciones Unidas (ONU), que tiene su sede en Ginebra (Suiza), cuya función principal es la de contribuir al fomento y desarrollo internacional de la normalización, para facilitar el intercambio mundial de productos, bienes y servicios, mediante la colaboración científica, tecnológica y técnica en el campo administrativo, industrial y económico.

El 14 de octubre de 1948 se reunieron en Londres los sesenta y cuatro (64) delegados de veinticinco (25) países, con la finalidad de crear una nueva organización de normalización con carácter internacional, creando la International Organization for Standardization (ISO), Organización Internacional de Normalización. La palabra ISO no es un acrónimo de su nombre en ingles, proviene de la raíz griega (ISO), que significa igual, razón suficiente para que los fundadores de la organización escogieran su nombre para ser utilizado universalmente.

La Organización Internacional de Normalización, (ISO),  es un organismo internacional integrado,  por los representantes de los cuerpos normativos nacionales (Organismos de Normalización), compuesta por noventa (90) países, con un perfil administrativo de carácter no gubernamental. Esta federación de representantes nacionales, actúa con oficinas delegadas de la ISO y son las encargadas de la normalización en cada país.

Formularios: Definición, Objetivos, Diseños de formularios, Consideraciones para su elaboración, Control de formularios.

Un formulario,  es un documento físico o digital, diseñado con la finalidad  de que el usuario, introduzca datos estructurados (nombre, apellidos, dirección, entre otros); en las zonas del documento destinadas a ese propósito, para posteriormente ser almacenados y procesados.

Entre sus objetivos, se pueden mencionar algunos:

v  Suministrar la información necesaria, que requiera en situaciones similares y en una secuencia lógica.

v  Registrar en forma sistemática, todas las operaciones que se generan dentro de la organización.

v  Diferenciar las actividades encomendadas a cada unidad o empleo.

v  Mantener un orden dentro de la ejecución del trabajo, y por consiguiente simplificar debido a que:

v  Determina el tipo de anotación a utilizarse: Manuscrita, mecanografiadas o impresas.

v  Establece quien o quienes son (Usuarios) dentro del proceso, deberá registrar los datos y cuales datos deberán ser registrados.

v  Facilita el uso de la información dentro del proceso.

v  Suministra la información requerida para la elaboración de las normas, políticas y procedimientos.

v  Permite la utilización de métodos de trabajo, para mejorar y controlar las operaciones.

v  Evaluar el trabajo realizado por los empleados y operarios.

Apreciar los resultados obtenidos en cada proceso.

El proceso de elaboración del formulario, inicia  con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo del proceso. Por lo cual,  se debe llevar a cabo, tres importantes fases, como lo son: pre-diseño, diseño y post-diseño.

Es relevante, mencionar los utensilios, instrumentos y materiales a utilizar en la elaboración del diseño: Papel cuadriculado, papel blanco, lápiz 3h y de colores, reglas en centímetros, pulgadas y reglas para diseño de formularios continuos, escuadras de 45° y 60°,

En cuanto al uso de las líneas y letras, estas se utilizan  para separar las zonas de información o grupos de datos, y guiar la vista de los usuarios cuando registran o leen los datos. Se utilizan para determinar las áreas destinadas a la recolección de datos e información.  Las líneas pueden ser: fina paralela,  fina, de medio punto, de un punto, de puntos, de guiones. Además, para la composición se debe seleccionar el tipo de letra, a fin de combinar las líneas y letras para concluir el formulario, evitando el uso de negritas en la descripción de los datos.

También, determinar espacios horizontales, para cada dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a computadora, evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas. Una vez terminado  se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y constatar si cumple su objetivo.

Con respecto a su elaboración, se debe considerar ciertos aspectos;   primeramente,  realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Después,  elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, para luego,  elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.

Es importante destacar,  que antes de llevar a cabo la elaboración del formulario, es aconsejable crear una actitud mental positiva en las personas, que van a hacer uso de dicho formulario, y sobre todo  presentar un método  sencillo y cómodo para el ingreso de los datos, y al mismo tiempo facilitar el uso de la información, una vez que ha sido registrada en la respectiva forma. Es muy importante, tomar en cuenta la economía en papel e impresión de la forma, sin sacrificar la eficiencia en su uso.

Al hacer referencia, sobre  el control de formularios se establece un programa de control como política de la empresa, y la comprensión de los factores que componen el problema. Debe existir relación entre el control, los sistemas y procedimientos. Los componentes básicos de este programa deben ser la función que efectúa la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario.

3.- Manuales Administrativos: ventajas y desventajas, clasificación, tipos, procedimiento general para elaborar manuales administrativos.

Los manuales administrativos, son documentos escritos que reúnen de manera  sistemática una serie de elementos administrativos.  Con el propósito,  de informar y orientar la conducta de los integrantes de la organización, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción, que deberán seguirse para cumplir con los objetivos propuestos. Estos, incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo con el paso  del tiempo y su relación con las funciones, procedimientos y la forma en la que la empresa está organizada.

Estos representan una guía práctica, usada como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se muestran los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de gran  utilidad para lograr una eficiente administración.

Por consiguiente, son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa, que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que  la integran. 

Su elaboración, depende de la información y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran correctamente, pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área de la organización, su alcance se ve limitado únicamente por las exigencias de la administración.

Son documentos dinámicos, que deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de la empresa moderna. Pues, estos deben reformarse constantemente; conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa. Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimientos dentro de las diferentes áreas de la organización, relacionados con la misión, visión y objetivos de la dirección de la misma.

Entre las Ventajas más importantes según Gómez (1994), se encuentran las siguientes:

ü  Logra y mantiene un sólido plan de organización.

ü  Asegura que todos los interesados, tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

ü  Facilita el estudio de los problemas de organización.

ü  Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.

ü  Sirve como  guía  para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.

ü  Determina la responsabilidad de cada puesto, y su relación con los demás de la organización.

ü  Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.

ü  Pone en claro las fuentes de aprobación, y el grado de autoridad de los diversos niveles.

ü  La información sobre funciones y puestos, sirve  como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.

ü  Conserva un rico fondo de experiencia administrativa, de los funcionarios más antiguos.

Entre las desventajas, más comunes podemos resaltar las siguientes:

• Muchas compañías consideran, que por ser empresas pequeñas no necesitan un manual que describa asuntos, que son conocidos por todos sus integrantes.
• Otras consideran, que es demasiado costoso, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.
• Existe el temor,  que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

En cuanto a su clasificación, se mencionan diversos tipos:

Ø  Por su contenido:

Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos:

Manual de Historia: Este  proporciona información histórica, sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado, un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo.

Manual de organización: Su propósito es, exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones. De este modo se constituye en un instrumento de apoyo para describir las relaciones orgánicas que se presentan entre los diferentes unidades de la estructura organizacional.

Este manual define concretamente las funciones relacionadas con  cada una de las unidades administrativas que integran la institución, así mismo, explica de forma integral los aspectos de observancia general en la institución, cuyo fin es lograr que todos sus integrantes logren conocer, familiarizarse e identificarse con la misma.

Manual de políticas: Consiste en una descripción, detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos.  Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite: Agilizar el proceso de toma de decisiones, facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios y  servir de base para una constante y efectiva revisión. Además, pueden elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales, tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras,  entre otros.

El Manual de Políticas, contiene escritas en él las políticas establecidas por una institución, en este documento se indican la forma de proceder, y los límites dentro de los cuales deben enmarcarse las actividades tendientes a alcanzar los resultados Institucionales. Toda política debe estar orientada hacia el objetivo primario o razón de ser de la institución. Este Manual puede incluir las políticas generales de la institución, así como de las unidades administrativas de la misma. Este, es  fundamental para asegurar la uniformidad de acción de la institución.

Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos, a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía de trabajo al personal y es muy valioso para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual, sirve para tener  la certeza  que el personal al realizar su trabajo,  utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos.

Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manual. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa.

Ø  Por su función específica

Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Y se pueden  utilizar  los siguientes tipos de manuales:

Manual de producción: Consiste, en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos, tendientes a lograr su mejor y pronta solución. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección, ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.

Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades.

Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo, y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas: (políticas de ventas, procedimientos, controles, entre otros). Al personal de ventas, es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.

Manual de finanzas: Consiste, en asentar por escrito las responsabilidades financieras, en todos los niveles de la administración. Contiene numerosas instrucciones, específicamente al personal  involucrado, con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.

Manual de contabilidad: Este se fundamenta, en  los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia, para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual, puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboración de información financiera.

Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes, que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.

Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones, para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior, en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal, podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.

Manual técnico: Trata acerca, de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia, para la unidad administrativa responsable de la actividad, y como información general para el personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoría administrativa", y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría.

Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican: las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente más detallados que un manual de procedimientos. Este manual, se basa en  que el usuario tiene  poco conocimiento previo de los temas cubiertos. Este,  también utiliza técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluación, para comprobar el nivel de comprensión del contenido por el usuario.

Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos, se refiere a las necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su ámbito de aplicación; pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor.

Ø  General:

Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes manuales:

Manual general de organización: Este es producto de la planeación organizacional, y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional. Este es un documento normativo que contiene, de forma ordenada y sistemática, información sobre el marco jurídico-administrativo, atribuciones, antecedentes históricos, misión, visión, objetivos, organización y funciones de una dependencia o entidad.

Manual general de procedimientos: Este  también, es  resultado de la planeación, contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas, que conforman  un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.

Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior; para toda la empresa, estas políticas generales establecen líneas de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar, de acuerdo a condiciones generales. Este Manual, puede incluir las políticas generales de la institución, así como de las unidades administrativas de la misma. Un manual de políticas es fundamental para asegurar la uniformidad de acción de una institución.

Especifico:

Manual específico de reclutamiento y selección: Se refiere a una parte de un área específica (personal), y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización.

Manual específico de auditoría interna: Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicación específica a determinados tipos de actividad, aquí se refiere a la auditoría interna en forma particular.

Manual específico de políticas de personal: Este define "políticas", pero de un área específica de la organización, señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de personal, tales como: contratación, permisos, promociones, prestaciones, entre otros.

Manual específico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar los procedimientos, en el orden de importancia de un área específica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, entre otros.

En cuanto a, los procedimientos generales para elaborar manuales administrativos. Se deben desarrollar una serie de fases, las cuales, se explican brevemente a continuación:

1.- Planificación del Trabajo: En esta, se organiza  un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los manuales. Este, está integrada  por un representante de cada una de las unidades administrativas de la institución, o por un grupo de funcionarios nombrados por el jefe superior de la organización. Además, se nombrara un coordinador o responsable quién conducirá el trabajo del grupo, con el fin de mantener homogeneidad en el contenido y la presentación de la información.

También en esta fase, se establece cuáles serán las herramientas metodológicas, que se utilizarán para obtener la información para elaborar los manuales. Así, como el tipo de información que se va a requerir y el cronograma de las actividades a desarrollar para la elaboración de dichos manuales.

2.- Búsqueda de la Información: Una vez que se tiene la planificación del trabajo, se comienza a recabar la información necesaria para la elaboración de los manuales, según las herramientas metodológicas establecidas previamente y las técnicas investigativas seleccionadas. La búsqueda de esta información se puede realizar mediante:

Investigación documental: La investigación en  documentos impresos o electrónicos, en los cuales se obtenga información relevante para la elaboración del manual respectivo, ya sea normativa, estudios técnicos que respalden un proceso de reorganización administrativa, manuales de procedimientos anteriores, informes de labores, manuales de servicio, memorias institucionales, entre otros.

Investigación monumental: Es la   información que no se encuentra escrita en ningún  documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas, observaciones, test, entre otros.

3.- Análisis de la Información: Una vez que, se haya obtenido la información necesaria para la elaboración del manual, esta deberá ser organizada y analizada de manera que presente un orden lógico para el desarrollo del manual. Para guiar, el proceso de ordenar la información, pueden ser utilizadas las siguientes preguntas:

¿Qué trabajo o actividad se hace?

¿Quién es el responsable realizarlo?, en el caso de no se poseer el dato del responsable.

¿Quién lo hace?

¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo?

¿Para qué se realiza el trabajo?

¿Cómo se ejecuta o realiza el trabajo?

¿Cuándo o en qué momento se hace?

¿Por qué se hace?

Estas interrogantes,  facilitan el trabajo de análisis de la información y permiten conocer las actividades de la institución, explicar su comportamiento, identificar las relaciones que se presentan entre cada hecho, y mantener la secuencia  lógica de la información.