Actividad 3

Propósito: Establecer las diferencias entre normas, políticas y procedimientos. Determinar su aplicación en relación a las necesidades organizacionales.

                                                   Actividad N° 3
                                          Criterios de Evaluación

Valor de la actividad: 15% = 10% análisis, creatividad y aportes, 3%= presentación y estética, 2%= puntualidad en la entrega.

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Introducción

Las normas implican un conjunto de reglas o leyes que determinan el comportamiento y deben ser cumplidas por un determinado individuo en un específico lugar y tiempo.

Estas, pueden ser establecidas desde el propio individuo que se las auto impone, y en este caso son llamadas normas autónomas, como sucede con las éticas o morales. Las que son fijadas independientemente del sujeto que las cumple, son llamadas heterónomas, y pueden ser los usos y costumbres, establecidos por la sociedad por su repetición continua.

Las normas, constituyen el motor de la organización, además,  orientan como aplicar los elementos materiales y cómo aprovechar al máximo el esfuerzo y dedicación del recurso humano. Actualmente, existe un conjunto de principios fundamentales, que se consideran como principales directrices, para el establecimiento y dirección  de una óptima y correcta organización.

En cuanto a, el  procedimiento es el modo de proceder o el método que se implementa para llevar a cabo ciertas cosas, tareas o ejecutar determinadas acciones. Básicamente, el procedimiento consiste del seguimiento de una serie de pasos bien definidos que permitirán y facilitarán la realización de un trabajo de la manera más correcta y exitosa posible.

En otro orden de ideas, a política es una actividad orientada en forma ideológica a la toma de decisiones de un grupo para alcanzar ciertos objetivos. También, puede definirse como una manera, de ejercer el poder con la intención de resolver o minimizar el choque entre los intereses encontrados, que se producen dentro de una sociedad.

1.- Normas: Conceptos, tipos y clasificación:

La norma, es una regla de conducta, obligatoria en su cumplimiento, emitida por quien legalmente tiene facultades para ello.  La cual, rige y determina el comportamiento del individuo, bien sea a nivel, familiar, comunitario, institucional, gubernamental, empresarial, entre otros.

Normas Organizacionales, es todo lo que está escrito y aprobado, que rige a la organización, y que debe ser respetado por todos los integrantes de ella. Una norma debe estar escrita detalladamente en los documentos de gestión empresarial: Manual de organización y funciones, plan de capacitación, plan estratégico, entre otros.

Existen distintos tipos de normas, dependiendo de quién las promulgue, ante quién deban respetarse, quién es el encargado de ejercer el castigo por incumplimiento, hacia quiénes son destinadas y de quién se espera su obediencia. Entre las cuales, se pueden mencionar las siguientes:

Normas sociales: estas normas son dictadas a partir de una serie de costumbres y  tradiciones, que prevalecen en una sociedad en particular y frente a la cual los sujetos deben responder con su cumplimiento. Estas reglas, surgen de manera espontánea tras la repetición de determinadas costumbres, a lo largo del tiempo. Pero no por esto no son percibidas como no obligatorias por el individuo, a quien se las imponen. En el caso, que un miembro de la sociedad, del que se espera que las respete, no lo haga, puede ser castigado con el rechazo y repudio social.

Normas religiosas: estas normas devienen de Dios, quien las destina a todos los seres humanos, quienes deben responder ante él con su cumplimiento. A pesar de esto, su cumplimiento se espera por parte de la comunidad de los creyentes. En caso, que no cumplan con las normas divinas, el individuo será castigado con la conciencia del pecado.   

Normas morales: estas normas, a diferencia de las anteriores, no son dictadas por nadie más que por el propio individuo, es por esto que están destinadas a sí mismo y responden a la propia conciencia. Las normas morales, en caso de no ser obedecidas por el individuo, este será castigado con su propio remordimiento.

Normas jurídicas: estas leyes son formuladas por el poder legislativo y son dirigidas para todos los individuos de una comunidad política en particular, de quienes se espera su cumplimiento. En caso de su incumplimiento, El individuo debe responder, ante un tribunal y será castigado con aquello que dictamine la ley.   Las normas jurídicas, también llamadas leyes, impuestas por el estado, para regular la conducta social en miras al bien común y que poseen una sanción de cumplimiento efectivo, como una multa, inhabilitación o prisión.

Además, se pueden nombrar las normas de calidad, que deben cumplirse para la fabricación de un producto.  Existen también, normas en otros ámbitos como las normas o reglas ortográficas, normas de sintaxis, o normas técnicas para construir bien algún producto. En todos los casos, anteriormente referidos son exigencias que se deben cumplir para un fin determinado.

2.- Procedimientos: Características, clasificación y descripción.

Procedimiento: Es un término que hace referencia, a la acción que consiste en proceder, que significa actuar de una forma determinada. El concepto, por otra parte, está vinculado a un método o una manera de ejecutar algo. Este consiste, en seguir ciertos pasos predeterminados, para llevar a cabo una labor en forma eficiente.

             También, un procedimiento es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de igual manera, con una serie de pasos definidos, que permiten realizar una ocupación o trabajo correctamente. 

En cuanto a las características, que presenta se nombran las siguientes: 

Ø  Establecen el orden lógico, que deben seguir las actividades.

Ø  Promueven la eficiencia y la optimización.

Ø  Fija la manera como deben ejecutarse las actividades, quién debe ejecutarlas y cuándo.

Mellinkoff, (op.cit) describe las siguientes características de procedimientos:

• No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular.
• Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática.
• Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.
• En el ámbito administrativo, se compone     de diversas etapas cuyo objetivo es emitir al final de proceso, un acto administrativo.

Según, Munich G. Y Martínez G, (1979). Consideran que los procedimientos administrativos: "Permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y especificas". (p. 99)

Desde otra perspectiva, Terry & Franklin (1993) definen, que los procedimientos administrativos son: "Una serie de tareas relacionadas, que forman la secuencia establecida en ejecutar el trabajo que se va a desempeñar" (p.32)

Por consiguiente,  el procedimiento administrativo es un instrumento administrativo, que apoya la realización del quehacer cotidiano, en forma metódica las operaciones de las funciones.

Los procedimientos administrativos  se  clasificación en:

1. Técnicos: Son los empleados por la Administración para obtener y ordenar todo los datos y elementos de juicio necesarios para decidir sobre cuestiones que apunten al bien común, no teniendo consecuencias jurídicas para el administrado.

2. De gestión: Contemplan la relación jurídica entre la Administración y el particular, quien busca el reconocimiento, de un derecho o interés legítimo protegido administrativamente. 

3. Sancionatorios: Son los procedimientos disciplinarios que buscan limitar a los funcionarios de la Administración, observando las extralimitaciones cometidas (sustanciando un sumario) y aplicando las sanciones correspondientes. También son sancionatorios los procedimientos correctivos, es decir aquellos que se refieren a los particulares. 

4. Recursivos: Son procedimientos, fundamentales para el control de la voluntad de la Administración. Son los realizados por los particulares interesados para impugnar actos administrativos, con el objeto de obtener una decisión revocatoria o modificatoria de una decisión anterior. El recurso puede interponerse ante el mismo órgano cuyo acto administrativo se trata de impugnar o ante un órgano superior.

A continuación se nombran las pautas a seguir:

ü  Identificación; Logotipo de la organización, Denominación y extensión (general o específico), de corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.

ü  Lugar y fecha de elaboración.

ü  Numero de revisión.

ü  Unidades responsables de su revisión y/o autorización.

ü  Índice o contenido; Relación de los capítulos que forman parte del documento.

ü  Introducción; Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, área de aplicación e importancia de su revisión y actualización.

ü  Objetivos de los procedimientos; Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

ü  Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos.

ü  Responsables; Unidades administrativas y/o puesto que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.

3. - Diagramación de los Procedimientos:

Para  realizar la diagramación, se deben  determinar los límites del proceso que se representara.

• Establecer los productos que salen del proceso y los insumos que entran.
• No  detallar demasiado,  conservando el mismo nivel de detalle en todo el diagrama.

• Cada uno de los cuadros de actividad puede ser considerado un proceso; los diagramas de dichos cuadros constituyen el siguiente nivel de detalle.  De esta forma se puede ir penetrando en el detalle hasta donde resulte conveniente.

• Verificar los diagramas, respecto a la realidad, con el propósito de corregir cualquier mala interpretación, u omisión que pudieran contener.

• Deben tener especificados, ciertos datos, como:     la fecha de elaboración o actualización, un número de versión y el nombre o nombres de quienes lo elaboraron.

• Se debe tomar en cuenta, que  frecuentemente es necesario realizar algunas modificaciones, conforme se logra un mayor conocimiento de las situaciones.  Es muy sano estar preparado para modificar el diagrama, basta lograr que represente de la mejor manera al proceso que estemos estudiando.

Es importante, mencionar las siguientes características:

• Universalidad: Capta la totalidad del sistema, sin omisiones, guiando al analista administrativo.

• Simplicidad: Facilita la comprensión, aun sin exponer todas las características  del sistema.

• Correspondencia: correlación sin fallas, entre el modelo y la realidad del sistema que representa.

En cuanto a un diagrama de procedimientos, se puede afirmar, que un diagrama de flujo,  cuenta con procedimientos y tienen que cumplir con ellos para lograr su objetivo. Por ejemplo:

I. SIMBOLOGÍA

La simbología utilizada, se describe a continuación:

	TERMINAL:       (Círculo Elongado). Se utiliza para indicar el principio y fin de un proceso. Normalmente la palabra inicio o fin es la que se usa en el símbolo.
	DECISIÓN:       (Rombo). Permite alterar la secuencia de un proceso de acuerdo a una pregunta que se escribe dentro del rombo. El flujo toma uno de dos caminos, si la respuesta es afirmativa o negativa. La continuación natural del flujo debe corresponder a la respuesta afirmativa y para ello hay que elaborar la pregunta de la manera que convenga.
	ACTIVIDADES: (Rectángulo).  Se  utiliza  para  describir  las actividades que componen el proceso. Hay que iniciar la descripción de las actividades, siempre con un verbo activo y hacer un esfuerzo por  resumir con  claridad,  para  aprovechar  el poco  espacio disponible. Esta descripción es un paso crítico en la diagramación y análisis de un proceso.
	DIRECCIÓN DE FLUJO: (Flecha). Se utiliza para conectar dos símbolos secuenciales e indicar la dirección del flujo del proceso.
	CONECTOR: (Círculo Pequeño con Flecha). Se escribe una letra en su interior y sirve para conectar dos símbolos que están en secuencia y en la misma hoja del diagrama, paro unirlos implica cruzar líneas o deteriorar la estética. Siempre son parejas y en ambos debe aparecer la misma letra.
	MOVIMIENTO: (Flecha Ancha). En su interior se describe una actividad que corresponda al movimiento físico de cosas, de un lugar a otro.  Movimiento entre oficinas, correo, transporte de cualquier tipo, etc.
	TRANSMISIÓN ELECTRÓNICA: (Flecha Ancha con una E). En su interior se describe una actividad que corresponda al movimiento electrónico de información o formatos. Cubre Fax, Teléfono y Redes.
	INSPECCIÓN: (Círculo Grande). Se utiliza para indicar que el proceso se detiene para realizar una evaluación. Puede representar un punto donde se requiere una firma de autorización.
	DOCUMENTACIÓN: (Rectángulo con Fondo Curvo). Se utiliza para indicar que la salida de una actividad es información en papel. Puede  tratarse  de  un  informe, una  carta  o  un  listado  de computadora.
	RETARDO: (Rectángulo Redondeado). Se utiliza par indicar que el proceso se detiene en espera de autorización o por cuestiones de logística o de trámite.
	ALMACENAJE:  (Triángulo  Invertido).  Representa  la  actividad deliberada de almacenaje, en la cual la salida del almacén requiere una orden específica.
	ANOTACIÓN (Rectángulo abierto). El extremo de la línea punteada se coloca sobre alguna parte importante del diagrama y dentro del rectángulo, se escribe alguna aclaración, advertencia, instrucción especial o cualquier comentario que se considere necesario, acerca de esa parte del diagrama. El rectángulo se debe colocar separado del proceso, de manera que no complique el dibujo.
	SALTO DE PÁGINA. (Pentágono Invertido). Se utiliza para conectar dos símbolos que están en secuencia, pero en diferente página. Siempre deben ser parejas y llevan la misma letra en su interior.

4 Diseño de políticas.

Las Políticas, son  orientaciones o directrices que rigen la actuación de una persona o entidad en un asunto o campo determinado, entendiendo como directriz al conjunto de instrucciones o normas generales para la ejecución de algo. Una política es una guía general para una acción. Se formulan al nivel de alta gerencia y su función es establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada. Ejemplo: "Los empleados que laboran en la empresa tendrán la posibilidad de ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia y antigüedad". 

          En cuanto a las políticas administrativas: Es la orientación o directriz que debe ser divulgada, entendida y acatada por todos los miembros de la organización, en ella se contemplan las normas y responsabilidades de cada área de la organización. Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una organización.

En este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que complementan el logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias. Las políticas, deben ser dictadas desde el nivel jerárquico más alto de la empresa.